Cette - fois ci, cette rubrique vous présente notre représentant en Tanzanie, M. Mathias Msemo. Il écrit au sujet des défis rencontrés lors de la sélection, de la mise en œuvre et de l'entretien d'un système d'information de gestion (SIG).

En bref, l'article parle de quoi s'agit - il un SIG et de ses composants, des obstacles à l'utilisation efficace du SIG et des facteurs essentiels qui déterminent la mise en œuvre et l'entretien réussi.

Dans ce contexte, le terme Sélection signifie identifier un SIG qui peut répondre aux besoins informatique de l'organisation. Mise en œuvre se réfère à l'installation & à la configuration du SIG, à la formation des utilisateurs et à la migration de données existantes vers le nouveau SIG. Le terme Entretien concerne le soutien technique offert par le fournisseur par rapport à la correction de bogues et à la modification ou à l'intégration de fonctionnalités qui répondent aux nouveaux besoins du client.

Système d'Information de Gestion
Un système d'information de gestion (SIG) est un système qui utilise des ressources humaines, du matériel informatique (applications et bases de données), des procédures et des modèles d'analyse, de planification et de contrôle pour générer des informations utiles dans la prise de décisions.

Composants d'un Système d'information de Gestion
Un SIG consiste des éléments qui marchent ensemble afin de produire des informations par exemple, le matériel, les logiciels, les données, les procédures et les ressources humaines. Pour bénéficier de votre SIG, vous devez bien maîtriser l'informatique (les composants matériel et logiciel). Les procédures incluent le modèle des traitements, les principes comptables, la présentation des informations financières, les dispositions réglementaires et les droits d'utilisateur. Les données sont les informations à saisir dans le SIG pour être analysées et synthétisées. Le cinquième composant de ressources humaines concerne tous les acteurs différents dans l'organisation tels que le conseil d'administration, l'équipe de gestionnaires, les responsables informatiques, le personnel et les clients.

La technologie et les besoins de l'organisation sont en constante évolution. L'introduction d'un nouveau SIG affecte l'organisation car elle nécessite le changement des processus commerciaux et les rôles. Autrement dit, le système doit prendre en considération tous les processus afin de réaliser les objectifs de l'organisation. Pour avoir une mise en œuvre réussie, vous devez bien connaître ces processus d'affaire et avoir une bonne équipe informatique. La mise en place d'un nouveau SIG coûte cher et donc c'est un investissement important pour l'organisation.

Vu les composants susmentionnés, il faut prendre en considération beaucoup de choses lors de la sélection et de la mise en place d'un SIG. Il est important que l'organisation identifie clairement ses objectifs bien avant le début du processus afin d'éviter l'échec.

Défis rencontrés lors de la sélection, de la mise en œuvre et de l'entretien d'un SIG

1. Problèmes de comportement et de gestion de l'organisation

La politique interne et externe des acteurs peut être un obstacle à prise de décisions opportunes. La question est de savoir qui prend les décisions et quelles sont ses compétences? Normalement, le conseil d'administration manque la connaissance des systèmes d'information de gestion alors que l'équipe technique manque la connaissance en gestion et en planification financière. Cela pose problème et donc il faut que tous les acteurs travaillent ensemble afin de combler l'écart de connaissances.

2. Gestion du changement

Tout changement dans une organisation, s'il n'est pas apprécié par tout le monde, rencontre souvent de la résistance qui peut mener à l'échec. Il est conseillé d'impliquer tous les acteurs à travers la motivation, la formation et la participation dès le début afin de minimiser de la résistance.

3. Problèmes techniques du système

Il s'agit des problèmes techniques qui surviennent de temps en temps par rapport au matériel et au logiciel. Les utilisateurs devraient être en mesure de gérer de petits problèmes qui se produisent avant de se recourir au fournisseur du logiciel.

4. Problèmes liés aux utilisateurs

Le partage de connaissances est très important dans une organisation. La formation du personnel pour donner aux utilisateurs les compétences exigées mènera au succès de la mise en œuvre du SIG.

“Prenez mon business, brûlez mon bâtiment mais laissez - moi mes employés et je monterai de nouveau le business” (Henry Ford).

“Mes employés”, dans ce cas - ci, fait référence à la valeur et non pas le nombre.

Facteurs de succès essentiels

Voilà quelques astuces qui peuvent vous aider bien que cela ne constitue pas une liste exhaustive:

• Identifiez clairement la vision et les objectifs de votre entreprise
• Cela est essentiel pour l'analyse des exigences et la planification
• S'il est bien fait, il constituera la base de référence pour le suivi et l'évaluation
• Faites une bonne équipe de projet
• Une bonne équipe se compose de deux à cinq membres selon la taille de l'organisation avec un mélange de compétences en informatique et en finances
• Sollicitez les services d'un consultant externe pour gérer les problèmes internes
• Engagez tous les acteurs
• La participation de tous les acteurs est très importante.
• Motivation de l'équipe
• Identifiez et gérz les priorités
• Gestion du budget
• Analyse technique
• Testez le logiciel
• Dépannage des erreurs du système en collaboration avec le fournisseur
• Vérifiez la performance du système par rapport aux objectifs
• Analysez la cohérence et l'exactitude des rapports
• Soutien aux utilisateurs finaux
• Envoyez des commentaires et des suggestions à tous les acteurs

L'organisation qui met tous ces points en pratique connaîtra du succès et ne regrettera pas l'investissement dans l'informatique. Les objectifs fixés seront atteints.

Sélection du SIG

Remarquez que les prix et les fonctionnalités des systèmes d'information de gestion varient. Par conséquent, soyez prudent lors de la sélection du SIG. Pensez à vos besoins, au coût de la licence et de renouvèlement de la licence. Demandez si l'éditeur du logiciel vous accordera le soutien technique le cas échéant.

Loan Performer a toutes les qualités mentionnées au - dessus. Si tous les acteurs sont impliqués dans la sélection du SIG et que vous avez une bonne équipe technique, votre organisation connaîtra du succès et vous ne regretterez jamais votre choix.

Connaissez - vous déjà le livre personnel qui affiche l'historique des opérations du client (Parts sociales, épargne, crédits)? Et si vous aviez un rapport qui affiche les visites des clients, les appels téléphoniques, les SMS envoyés, les contacts des garants etc.? Eh bien, c'est maintenant possible dans Loan Performer!

La fonctionnalité de l'historique de contact du client a deux parties, la saisie de données de contact du client et le rapport. Sélectionnez le client et saisissez les détails de contact: le numéro de téléphone, le message, l'action prise et les détails de l'appelant.

LPF vous présente deux rapports différents: Rapport d'historique de contact et Rapport de dernier contact. Le rapport d'historique de contact affiche toutes les opérations de contact du client. Quand et pourquoi le client a été contacté.

Cliquez pour agrandir l'image, double - cliquez pour retourner.

Le 'Rapport de dernier contact' n'affiche que les détails du dernier contact du client et le motif.

Cliquez pour agrandir l'image, double - cliquez pour retourner.

Est - ce que votre organisation offre des services de location à vos clients? Loan Performer 8.15 vous offre un module de gestion des locataires.

Entrez un nouveau client dans LPF avec les détails de location ou bien récupérez un client existant pour ajouter les détails de location tels que la date de début du contrat, la date de fin, le numéro de contrat, le code du bâtiment, le motif de location (les motifs sont définis dans le menu 'Fichiers de support'), le numéro de chambre, l'espace occupé, le montant dû et la fréquence de paiement.

Cliquez pour agrandir l'image, double - cliquez pour retourner.

Une facture est émise au locataire qu'il doit régler avant la date due. Vous pouvez émettre des lettres de notification aux locataires qui n'ont pas payé à temps.

En plus, nous avons intégré plusieurs rapports sur les locataires. Par exemple, le rapport sur les clients et sur les débiteurs peuvent être filtrés pour afficher les locataires. L'état des débiteurs affiche les transactions de paiement du débiteur par rapport au bâtiment sélectionné.

Cliquez pour agrandir l'image, double - cliquez pour retourner.

La fenêtre Système/Configuration/Général vous présente 3 nouveautés: le choix entre l'aide en ligne et l'aide locale, les mises à jour automatiques et le temps mort du serveur SQL. Pour en savoir plus, lisez la suite:

Aide en ligne

L'aide est disponible en ligne via le site web de Loan Performer ainsi qu'à partir de votre installation locale. Par défaut, LPF utilise l'aide locale mais vous pouvez changer. Le contenu en ligne comprend les dernières mises à jour à la documentation contrairement à l'aide locale qui est livrée à l'installation (Toutefois, vous pouvez copier et remplacer le fichier d'aide locale par le plus récent). Si vous sélectionnez l'option “Toujours utiliser l'aide en ligne”, LPF consultera le l'aide en ligne à chaque fois que la touche “F1” est appuyée. Cependant, vous devez avoir une connexion Internet.

Mises à jour automatiques

Une autre nouveauté concerne les 'Mises à jour automatiques'. Il est maintenant possible de vérifier les mises à jour au démarrage de LPF en activant l'option “Rechercher automatiquement les dernières mises à jour de LPF au démarrage”. Loan Performer téléchargera et installera automatiquement les dernières mises à jour depuis le site web si l'utilisateur défini est connecté.

Pour définir l'utilisateur qui peut télécharger les mises à jour, gardez enfoncé la touche Maj. et puis cliquez sur l'utilisateur particulier (l'utilisateur sélectionné sera mis en surbrillance en rouge) p.ex. "Superviseur" et "Gérant adjoint".

Vous devez également spécifier la fréquence de téléchargement des mises à jour. Cela peut être Quotidiennement, Hebdomadairement, Mensuellement ou Versions majeures seulement.

Temps mort du serveur SQL

La troisième nouveauté est le 'Temps mort du serveur SQL'. Il s'agit du temps dans lequel LPF devrait établir une connexion à la base de données SQL faute de quoi le système peut prendre tout le temps. Si LPF n'arrive pas à obtenir de réponse de la base de données dans le délai défini, alors, vous devrez fermer la session et redémarrer le programme. Si le problème persiste, il se peut que ça se trouve au niveau de la base de données.

KAZOZA Finance au Burundi a contacté Crystal Clear Software Ltd. pour les services suivants: la formation des participants en la version 8 de Loan Performer, la migration des données vers la version 8, l’interconnexion de leurs 3 agences sur le réseau étendu (WAN). Cette mission a été conduite par notre membre d'équipe, Monsieur Frank KASIGE, du 09 au 24 juin 2014.

KAZOZA Finance utilise Loan Performer depuis 2012, avec une base de données Foxpro partagée entre les utilisateurs locaux. Actuellement, la maison a ouvert 2 nouvelles agences, l’une à Kamenge, à une distance de 7 km et l’autre à Bubanza sur une distance de 50 km du siège et maintenant toutes les agences sont connecté à distance au serveur SQL si bien que les clients de KAZOZA peuvent effectuer les mouvements à partir de n’importe quelle agence.

Formation

Puisque les participants connaissaient déjà la version 7.10 de Loan performer, cette formation de recyclage sur la version 8 n'a duré que 6 jours. La formation a été divisée en quatre parties selon les différents départements afin de permettre le cours normal des activités. Le calendrier de formation a été conçu comme suit:
 Le responsable informatique et son adjoint: le 09 Juin
 Les caissiers: du 10 au 11 juin
 Les agents de crédit: le 12 juin
 Le comptables: du 13 au 14 juin

Les chefs de départements ont participé à l’ensemble de la formation qui a portée sur tous les modules.

Le réseau étendu (WAN)

KAZOZA Finance a opté pour une connexion VSAT entre le siège social et les 2 agences. Le routage s’est fait par satellite pour éviter tout obstacle sur la ligne de transmission. Il convient de signaler qu’à chaque agence il y a un sous - réseau connecté sur le serveur. Avec la réplication, la base de données du serveur au siège social a été distribuée aux serveurs abonnés de Bubanza et de Kamenge afin que les utilisateurs fonctionnent comme en local, ce qui est une solution en cas de panne d’interconnexion

Voici le diagramme de liaison:

Avantages de cette technologie pour KAZOZA Finance:

• Un client peut faire le mouvement à n’importe quelle agence
• La microfinance peut ouvrir une agence à n’importe quel coin du globe car l’interconnexion des agences est réalisée par satellite.
• Avec la publication de la base de données du siège aux serveurs abonnés des autres agences, il s’évite la rupture des opérations en cas de panne de la ligne de transmission.

Cette topologie est la meilleure par rapport à l’accès par antennes radio mais cependant elle exige un matériel coûteux surtout pour ceux qui sont dans un milieu pluvieux (solution C Band ou Ku et non Ka) En plus du coût matériel, il y a un paiement mensuel du fournisseur d’accès par satellite et cela en fonction de la bande passante dédiée accordée par le Fournisseur d’accès à chaque point.

Nous pouvons recommander cette solution aux clients qui ont des agences situées à des grandes distances. Par ailleurs, la liaison VPN peut être réalisée par antennes WIMAX, pour des clients qui ont des agences dans une même ville afin d’éviter le paiement mensuel aux fournisseurs d’accès, s’il y a visibilité directe entre les agences.

Cette rubrique vous présente nos représentants dans les différents pays qui peuvent vous aider avec la formation, la mise en place ou du soutient en cas de problèmes. Cette fois - ci, nous avons l'honneur de vous présenter notre représentant en Tanzanie, M. Mathias Msemo de Get Up Tanzania. 

M. Mathias Msemo, notre représentant en Tanzanie

Mathias Msemo travaillait dans le département informatique d'une grande institution de microfinance en Tanzanie, PRIDE Tanzania. Il était membre du conseil d'administration du coopec des employés, FAHARI YETU SACCO. En 2007, il a été demandé de trouver un bon logiciel moins cher pour le coopec. Dans sa recherche, Il a découvert Loan Performer et il a mis en œuvre la version 7 de LPF chez FAHARI YETU en 2008.

Plus tard, en 2011, Mathias Msemo est devenu consultant indépendant en informatique et systèmes d'information de gestion pour les institutions de microfinance y compris les coopec. En Juillet 2012, il a monté sa propre entreprise: Get up Tanzania Company Ltd. Il a mis en œuvre LPF dans 4 institutions (Goodhope Microfinance, Lifua Financial Services, EDAT Financial Services et Rift Valley Children Fund Microfinance) et il offre du soutien à 5 autres organisations (ECLOF Tanzania, Mlandizi SACCOS, UTT Microfinance Plc, PLANET Microfinance et Mtoni Lutheran SACCOS ), un total de 9 institutions qui utilisent LPF.

Il suivi une formation en ligne sur la version 8 de Loan Performer en 2012 pour sa première mission chez ECLOF Tanzania.

Nous avons demandé à Mathias pourquoi il a nommé sa société 'Get Up Tanzania'? Matias: "Le nom de la société "Get up Tanzania Co. Ltd" est basé du fait que n'importe que peut être soudainement rappelé de faire ce qu'il faut faire en lui disant "Lève - toi". Dans la bible Jean 5: 8, Jésus lui dit, “Lève - toi! Prends to lit et marche". Je suis en train de me lever et marcher vers l'autodétermination.

Les contacts de Mathias sont comme suit:

Tél: +255 784 653114 and +255 752 115528
Courrier électronique: mkmsemo@yahoo.co.uk

Tous les premiers Lundi du mois, nous avons une formation de 12 jours sur Loan Performer 8 (2 semaines: Du Lundi au Samedi de 09h00 à 17h00). La prochaine formation commencera Lundi, le 7 Juillet 2014 sur nos locaux à Kampala. Le coût de la formation est de 750$ par personne. A la fin de la formation, les participants doivent passer un test et un certificat leur sera décerné une fois le test réussi. Cliquez ici pour télécharger le calendrier de formation.

Si Kampala est très loin, vous pouvez opter pour la formation en ligne. La formation complète consiste en 12 sessions de 4 heures à 150$ par session. Nous pouvons également personnaliser cette formation à vos besoins.

Besoin d'aide? Consultez l'Aide en ligne de Loan Performer ou bien rendez - vous au Support en direct pour discuter avec notre équipe de soutien.

Contacts:

Crystal Clear Software Ltd B. P 7463 Kampala, Ouganda, 52 Kampala Road, 3ième étage King Fahd Plaza

Tél: +256-414-231739 Télécopie +256-414-233644 Courrier: ccs@infocom.co.ug Site web: www.loanperformer.com