Avec la nouvelle fiche de collecte des épargnes et des crédits dans la version 8.15 de Loan Performer, vous pouvez facilement mettre à jour vos données. Vous pouvez exporter le rapport vers Microsoft Excel et ce format de fichier peut être également importé. Il suffit de remplir le fichier Excel avec les montants payés pour l'importer.

Cet outil est très important pour les agents de crédit qui vont chez les clients pour collectionner les épargnes et les remboursements de crédit dans leurs rencontres.
Loan Performer vous permet d'imprimer la fiche pour les groupes concernés pour que les agents de crédit puissent l'utiliser pour enregistrer les épargnes et les remboursements de crédit effectués dans les rencontres des groupes. Sur la fiche, vous pouvez noter le numéro de reçu et faire signer les responsables c. à d. le trésorier du groupe, l'agent de crédit et le comptable de l'agence.
Lorsque l'agent de crédit retourne à l'agence, il doit entrer les détails de la fiche de collecte des épargnes et des crédits dans LPF. Ainsi, les opérations seront mises à jour dans le système. La fiche peut être générée par centre de coûts, agence, agent de crédit, fonds de crédit etc. Pour générer la fiche de collecte des épargnes et des crédits, allez au menu Crédits\Rapports sur le portefeuille\Rapports sur le portefeuille des membres de groupe\Fiche de collecte des épargnes et des crédits. L'écran suivant s'affiche:

Entrez la date de la fiche p.ex. “12/05/2014”. Normalement, c'est la date de rencontre du groupe. Sélectionnez d'autres options pertinentes et puis cliquez sur OK pour imprimer la fiche. La fiche générée vient avec le numéro de crédit, le nom du membre, le type de tranche, le montant de crédit, le capital dû et les intérêts à payer à la date de la rencontre du groupe. Elle a également les espaces où l'agent de crédit pourra noter les montants de crédit actuellement payés et les épargnes collectionnées lors de la rencontre du groupe.

Dans la version de 8.15 de Loan Performer qui vient de sortir, vous pouvez imprimer cette fiche au format de fichier Microsoft Excel qui peut être importée dans le menu “Crédits/Importations de crédit/Importer les remboursements de crédit, les épargnes et les parts sociales”. Loan Performer est là pour vous faire travailler facilement!

Il est conseillé de définir une limite sur les retraits des caissiers si votre organisation souhaite éviter des comptes négatifs. Auparavant, si le gérant devait approuver un retrait au - delà de la limite du caissier, il fallait qu'il puisse marcher chez le caissier pour saisir son mot de passe d'approbation.
Dans la version 8.15, cela n'est plus nécessaire pour approuver une telle transaction. Pour en savoir plus, veuillez lire la suite.

Définir une limite sur les retraits des caissiers est une bonne mesure contre la fraude et aide à contrôler la liquidité. Cela signifie que si un caissier tente d'effectuer une opération au - delà de sa limite, ça ne passera pas sauf si elle a été approuvée. Voyons voir:

Allez au menu Système\Configuration\Utilisateurs. Définissez le 'Montant de retrait maximum qu'un caissier peut autoriser’ entant que 1,000.

Une fois qu'un montant supérieur à zéro a été défini, LPF refusera toute tentative de retirer un montant supérieur à celui défini pour le caissier.

Le caissier a la possibilité de sélectionner le responsable auquel le message demandant l'approbation sera envoyé. Loan Performer doit être en cours d'exécution en ce moment pour que le message s'affiche. Au cas où LPF est fermé, les messages s'afficheront au démarrage et le responsable sera en mesure de voir toutes les opérations en file d'attente (Voir l'image ci - dessous):

A ce niveau, la transaction peut être approuvée ou rejetée. En cas d'approbation ou de rejet, le caissier recevra un message.

Nous avons beaucoup discuté du fonctionnement du module de refinancement de crédit dans Loan Performer (LPF). Beaucoup d'acteurs dans le secteur de microfinance pensent en réalité que le refinancement de crédit et un crédit complémentaire signifient la même chose. Nous pouvons peut - être dire qu'il y a une petite différence entre les deux.

En pratique, le refinancement de crédit implique le changement de la durée de crédit, du taux et méthode d'intérêt, de la garantie et des garants. En revanche, ces paramètres ne changent pas pour le crédit complémentaire. Selon vos commentaires et suggestions sur l'article qui est paru dans le bulletin d'information du mois d'Août 2013, nous avons développé les fonctionnalités suivantes dans les versions 8.14.01 et supérieures:

1. LPF capitalise actuellement l'encours de crédit, les intérêts, la commission et les pénalités.
2. L'encours de crédit est automatiquement soldé au décaissement et un nouveau numéro de crédit est généré.
3. L'utilisateur peut maintenir ou changer les paramètres du crédit en créant un nouveau calendrier de remboursement.
4. L'utilisateur peut imposer une charge sur le refinancement de crédit et les charges seront comptabilisées sur les comptes GL définis.
5. Le refinancement de crédit doit être approuvé par différents utilisateurs. Ces sont tous des nouveautés qui n'existaient pas dans les versions précédentes.

Comment utiliser le module de refinancement de crédit? Allez au menu Crédits\Refinancement de crédit.

Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

A ce niveau, l'utilisateur peut changer les paramètres de crédit. Le nouveau montant de crédit à décaisser est la somme de l'encours de crédit, les intérêts et la commission et les pénalités au moment du refinancement. Un nouveau numéro de crédit est alors généré pour le crédit refinancé. Le processus d'approbation commence alors et s'il y a des frais à payer, ils doivent être payés avant l'approbation. LPF vous informera que les frais de refinancement du crédit sont exigés à la demande et que le compte GL doit être défini dans le plan comptable pour ce produit de crédit. La configuration du compte doit être faite dans le menu Système/Configuration/Paramètres des produits de crédit. Nous espérons que ces nouveautés répondront aux besoins de nos clients.

Quelles sont les tâches impliquées dans la mise en place de Loan Performer? Installation du logiciel sur le serveur et d'autres postes de travail, Configuration de la base de données (le plan comptable, les produits, les taux d'intérêt, les méthodes de calcul d'intérêt, création des utilisateurs et les droits d'accès aux modules du système différents). Ensuite, vous devez tester le système pour vous assurer que tout marche bien selon le cahier des charges du client. Si le client a des données existantes, vous devez les importer dans Loan Performer, le système est livré avec les modèles qui vous permettent de le faire automatiquement.

Formation sur Loan Performer, 3 Coopec au Malawi

En Avril 2014, Hadijjah Nakiwala, membre de l'équipe du département de formation et du soutient est allée au Malawi pour former un client mais elle a fini par former et mettre en oeuvre LPF dans 3 Coopec de plus. Elle a formé 20 personnes du Coopec Chitukko, Mudi et Polymed. Elle a également formé 5 membres de l'équipe Binary Systems Ltd, le représentant de LPF au Malawi. En plus, elle a mis en oeuvre le réseau étendu et le SMS Banking chez Coopec Mudi.

Hadijjah a apprécié la compétence de l'équipe de la Binary Systems Ltd en ce qui concerne Loan Performer. Le consultant disposait d'une salle de formation et les postes de travail avaient Loan Performer 8.14 avec les bases de données déjà configurées. En général, la formation était destinait aux 3 Coopecs mais le consultant en a profité pour apprendre les nouveautés de la version 8 de LPF telles que le réseau étendu (WAN), le SMS et Mobile Banking, l'examen d'empreintes digitales, les virements permanents et ainsi de suite.

Avant la formation, les 3 coopec ont dû souligner leurs attentes pour que la formation réponde à leurs besoins:

1. Ils souhaitaient maîtriser Loan Performer et pour cela la formatrice devait donner des exercices à la fin de chaque séance de formation. A la fin de la formation, les participants ont dû passer un test et la plupart d'entre eux ont réussi.

2. Ils souhaitaient recevoir un excellent soutient technique après l'installation du système.

3. Ils souhaitaient qu'ils puissent travailler facilement après l'informatisation.

4. Ils souhaitaient que les contrôles internes du coopec soient mis en place pour éviter la fraude après l'introduction du logiciel.

Voici les défis qu'Hadijjah a rencontré lors de la mise en place:
1. Les données à importer organisées dans le fichier d'importation n'étaient pas cohérentes avec celles des comptes. Un seul coopec avait des données prêtes à importer. L'organisation des données a pris beaucoup de temps que l'importation ne pourrait pas être faite dans la période donnée.

2. Quelques participants arrivaient en retard à cause d'autres obligations au bureau. Ils faisaient le va - et - vient lors de la formation.

3. Deux des trois clients n'étaient pas prêts pour la mise en place du réseau étendu et du SMS Banking. Beaucoup de temps a été perdu pour trouver les équipements nécessaires.

Recommandations pour les nouveaux clients et ceux existants:
1. Les clients devraient vérifier et organiser les données à importer pour s'assurer qu'elles s'équilibrent avant le début de l'imputation de transactions.

2. Les clients devraient identifier les prestataires des services bien avant le début de la mise en place.

3. Les clients devraient faire une sauvegarde de données avant la migration vers une nouvelle version.

4. Les clients devraient s'assurer que la configuration de la base de données est bien faite.

5. Les nouveaux membres de personnel devraient suivre une formation comment utiliser le système.

6. Il est recommandé de demander une formation de recyclage pour les anciens membres de personnel.

7. Il ne faut pas laisser s'accumuler les problèmes. Contactez - nous via le support en direct ou par courrier électronique en cas de problème.

Cette rubrique vous présente nos représentants dans les différents pays qui peuvent vous aider avec la formation, la mise en place ou du soutient en cas de problèmes. Cette fois - ci, nous avons l'honneur de vous présenter Camille Moureaux, une ressortissante française vivant en Afrique du sud.

Camille compte 5 ans d'expérience de formation et de mise en place de Loan Performer dans différentes organisations. En tant qu'employée d'Entrepreneurs du Monde, elle a mis en place Loan Performer pour l' IDM Haïti, l'ID Ghana, l'AsIENA et la Microstart au Burkina Faso, l'Anh Chi Em au Vietnam et NCRC, maintenant nommé STEP en Inde. Elle a de l'expérience avec Loan Performer 7.10 et la version 8. Elle a même mise en place le SMS Banking pour IDM Haïti.

Camille Moureaux, notre représentant en Afrique du Sud

Camille a trouvé Loan Performer personnalisable pour beaucoup d'organisations: "Il est transparent et facile à maîtriser avec la formation".

Après cinq ans d'utilisation de Loan Performer comme consultant, elle pense qu'il est bon en ce qui concerne le prix et la qualité. Cependant, elle dit que "Je conseillerais toutes les institutions de microfinance d'identifier d'abord leurs besoins et priorités avant de choisir un logiciel. Pour en savoir plus sur les bons outils, consultez le site http://www.entrepreneursdumonde.org/pratiques/."

En général, elle dit que "...il est important de développer un fort processus de réconciliation de données lors de la programmation des logiciels: la réconciliation de caisse, la cohérence de transactions sur les reçus et celles du système. La programmation du logiciel doit être précise. Il a cité le dicton 'ordures dedans, ordures dehors' pour insister. En plus, elle dit qu'il est important de réconcilier manuellement les données dans le système. Vérifiez l'encours de crédits dans les rapports par rapport aux soldes dans le module comptable pour vous assurer que la comptabilité est précise.

Les contacts de Camille sont comme suit:

Tél: +27 (0)78 629 0280
Skype: camille.moureaux
Email: camillemoureaux@hotmail.com
Profil en ligne: www.linkedin.com/in/camillemoureaux

Tous les premiers Lundi du mois, nous avons une formation de 12 jours sur Loan Performer 8 (2 semaines: Du Lundi au Samedi de 09h00 à 17h00). La prochaine formation commencera Lundi, le 2 Juin 2014 sur nos locaux à Kampala. Le coût de la formation est de 750$ par personne. A la fin de la formation, les participants doivent passer un test et un certificat leur sera décerné une fois le test réussi. Cliquez ici pour télécharger le calendrier de formation.

Si Kampala est très loin, vous pouvez opter pour la formation en ligne. La formation complète consiste en 12 sessions de 4 heures à 150$ par session. Nous pouvons également personnaliser ces formations à vos besoins.

Souhaitez - vous avoir de l'aide sur Loan Performer? Consultez l'Aide en ligne ou bien discutez avec notre Équipe de support via le Support en ligne.

Contacts:

Crystal Clear Software Ltd B. P 7463 Kampala, Ouganda, 52 Kampala Road, 3ième étage King Fahd Plaza

Tél: +256-414-231739 Télécopie +256-414-233644 Courrier: ccs@infocom.co.ug Site web: www.loanperformer.com