Faites la Mise à jour ou Non? Pouvez - vous passer à la version 8 ou non? Beaucoup d'entre vous se pose souvent cette question parce que le choix n'est pas évident. Il y a plusieurs éléments à prendre en considération.
Les meilleures expériences d'utilisation de LPF 8 proviennent d'organisations qui ont investi dans la formation sur LPF 8 et ont bien traité leurs données dans LPF 7.10. Elles ont également une équipe informatique dédiée. D'abord, nous vous demandons de nous envoyer votre base de données de LPF 7.10 pour la convertir en version 8. Cela est très important avant tout. Nous avons connu de divers problèmes avec les bases de données FoxPro: Tables supplémentaires, tables incohérentes, enregistrements corrompus etc. Lors de la mise à jour de ces tables vers la version 8 avec SQL Server, ces problèmes surviennent et nous les corrigeons. En plus, les erreurs relatives à la saisie de données surviennent aussi lors de la conversion de données. SQL Server ne permet pas les dates avant 1900; donc, toute date de naissance, date de demande ou autre chose saisie par erreur avec une date avant 1900 sera attribuée une valeur incorrecte dans SQL Server et entraînera des erreurs.
Après la conversion de données, nous faisons toujours les vérifications suivantes:
- Est -ce le nombre de clients est le même dans toutes les deux versions c. à d. 7.10 et 8?
- Est - ce que le nombre de comptes d'épargne et le solde total d'épargne sont les mêmes?
- Est - ce que le nombre de crédits en cours et le solde total de crédits sont les mêmes? Est - ce que les rapports d'arriérés correspondent?
- Est - ce que les balances montrent les mêmes soldes de compte? Est - ce que les balances sont en équilibre?
Si nous rencontrons des incohérences, nous les corrigeons. Par exemple, si une catégorie de client a été créée à laquelle un code a été attribué disons, 03. Plus tard, cette catégorie a été supprimée à partir du menu Fichiers de support mais il existe encore des clients dans la base de données avec le code. Cela peut provoquer des incohérences dans les rapports de clients de la version 7.10 et 8. Nous avons observé que la version 8 donne des valeurs plus correctes que celles de 7.10!
De meilleurs résultats avec l'utilisation de LPF 8 sont obtenus si l'organisation a un responsable informatique dédié ayant une bonne connaissance de SQL Server et de l'environnement réseau de Windows. Si vous n'avez pas un responsable informatique interne, nous vous recommandons de trouver une personne externe qui peut vous aider avec des sauvegardes, connexions et d'autres problèmes informatiques au moins une fois par semaine. Crystal Clear Software vous propose également une formation de 2 jours sur SQL Server et Loan Performer.
La formation est le 3ième élément qui contribue à une mise en oeuvre réussie de la version 8. Vous pourriez avoir maîtrisé la version 7.10 mais la version 8 est différente. Sans formation, vous ne serez pas en mesure de profiter pleinement des nouveautés dans LPF 8 et vous risqueriez de perdre des informations essentielles qui pourraient provoquer des problèmes plus tard. Crystal Clear Software propose une formation de 6 jours aux utilisateurs qui connaissent déjà Loan Performer 7.10.
Enfin, comment les utilisateurs de LPF 7.10 trouvent - ils LPF 8? Il y a un problème commun que beaucoup d'entre eux rencontrent: La vitesse. Puisque l'architecture de LPF 8 est différente, cela affecte la vitesse. Il faut faire attention: Améliorez la mémoire vive (RAM) de vos ordinateurs vers 4 Go et mettez en place un bon serveur. Puisque les tables prennent beaucoup de temps se charger, il vaut mieux de saisir le code de client, le numéro de compte d'épargne ou de crédit que de les récupérer en cliquant sur le bouton Recherche surtout pour grandes bases de données. Cependant, la plupart des utilisateurs reconnaissent que Loan Performer 8 est un produit de qualité supérieure avec beaucoup plus de nouveautés.
Multi - devises dans la Version 8 La fonctionnalité de Multi - devises a été développée dans Loan Performer 8 pour permettre aux institutions de microfinance de travailler avec plusieurs monnaies étrangères en plus de la monnaie locale 'Monnaie de base'. En général, les Systèmes d'Information de Gestion (SIG) aident les IMF, COOPEC et d'autres mutuelles à bien traiter les données de clients et à générer des rapports pour les actionnaires et les bailleurs de fonds. Cette innovation permet à l'utilisateur de générer des rapports en diverses monnaies. Il est maintenant possible de produire les rapports financiers pour la banque centrale en monnaie locale alors que ceux pour les bailleurs de fonds étrangers sont en monnaie étrangère correspondante.
Comment configurer une base de données multi - devises de LPF?
Pour cela, il faut prendre les éléments suivants en compte:
- La monnaie locale doit être définie en tant que 'Devise de base'.
- Le cours de change doit être défini c. à d. "1 monnaie étrangère égale à ... monnaie locale" (et non pas l'inverse).
- Chaque produit d'épargne/de crédit doit être lié à une monnaie.
- La monnaie de chaque compte GL doit correspondre à celle du produit. Il est impossible d'enregistrer un produit d'épargne USD avec un compte GL d'épargne en cedis Ghanéens!
- Vous devez également avoir des comptes de caisse et des comptes bancaires en monnaie étrangère.
- Si vous octroyez des crédits en monnaie étrangère, alors, vous devez avoir un fonds de crédit rotatif en même monnaie.
- Vous devez définir un compte GL de réévaluation de monnaie dans le menu 'Système/Configuration/Opérations de change'. Cela doit être en monnaie locale et c'est le compte sur lequel les gains et les pertes de la monnaie seront imputés quand le cours de change varie.
- Le Compte GL peut être réévalué ou non selon les paramètres du "Plan comptable".
- Le cours de change doit être défini dans le menu "Fichiers de support\Cours de change " avant d'effectuer toute transaction en monnaie étrangère.
- Les rapports de sous - comptes peuvent être filtrés et générés selon les monnaies de produit alors que les rapports financiers sont générés dans toutes les monnaies dont vous avez définies les cours de change.
Photo: Extraire du rapport de ventilation de comptes, chaque compte ayant sa propre monnaie.
Réévaluation de Monnaie
L'élément le plus difficile des multi - devises est le concept de la 'Réévaluation de monnaie’. Supposons que vous achetiez une immobilisation en monnaie étrangère, disons, un véhicule à 10 ME (Monnaie Etrangère). Au moment de l'achat le cours de change est de 1ME = 2.000 ML (Monnaie Locale). Alors, vous postez: Compte GL Véhicules, Débit:10 ME et Compte GL Bancaire, Crédit: 10ME. Dans les coulisses, LPF comptabilise cette transaction comme 20,000 ML (10 ME x 2.000 ML/ME).
Supposons que le mois prochain le cours de change varie et nous avons 1 ME = 2.500 ML. La valeur de notre véhicule ne change pas en ME. Il vaut toujours 10 ME. Mais en monnaie locale, il vaut maintenant 25.000 ML (10 ME x 2.500 ML). LPF fait ce calcul automatiquement lorsque vous définissez et enregistrez le nouveau cours de change dans le menu "Fichiers de support/Cours de change". LPF vérifie les comptes GL en cette monnaie étrangère et multiplie les soldes avec le nouveau cours de change divisé par l'ancien (20,000 x 2,500/2,000). Imputation: Compte GL Véhicules, Débit: 5,000 ML et Compte GL de réévaluation de monnaie, Crédit: 5,000 ML. Il s'agit du revenu même si aucune espèce n'a été reçue!
Si vous exécutez la balance, vous constatez que le compte GL véhicule a un solde de 10 en monnaie étrangère et de 25,000 en monnaie locale.
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Approuver les Opérations Manuelles Un de nos clients - Crédit Populaire de Centrafrique – nous a demandé de permettre l'approbation de transactions manuelles dans LPF. Les transactions non approuvées ne devraient pas figurer dans les rapports financiers. Cette fonctionnalité a été développée dans Loan Performer 8.14. Comment ça marche?
Vous devez avoir accès au module de comptabilité de LPF, les menus Comptabilité\Approuver les opérations manuelles et Système\Configuration\Comptabilité. Saisissez quelques opérations manuelles dans le menu "Comptabilité\Opérations GL\Ajouter des transactions".
Allez au menu Système\Configuration\Comptabilité et cochez l'option ‘Exclure les opérations manuelles non approuvées.
Lorsque vous lancez le rapport de ventilation de comptes, vous ne verrez pas les opérations manuelles.
Ensuite, vous devez approuver les opérations manuelles. Pour cela, allez au menu 'Comptabilité\Approuver les opérations manuelles' et cochez les opérations que vous souhaitez approuver. Cliquez sur 'Sauvegarder'.
Maintenant, toutes les opérations manuelles approuvées figureront dans les rapports financiers.
Est - ce que les Fonds sont suffisants?
Dans Loan Performer, un Fonds de crédit rotatif représente la source d'argent qui sera octroyé aux clients comme crédits. La source d'argent peut être les bailleurs de fonds, l'argent emprunté ou les fonds internes. Votre organisation peut utiliser les parts sociales ou l'épargne de clients comme des fonds de crédit. Dans ce cas, vous devez définir le pourcentage de parts sociales ou de l'épargne disponible pour les crédits.
Pour être en mesure d'octroyer des crédits aux clients dans Loan Performer, vous devez d'abord définir le fonds de crédit. Pour cela, allez au menu Système\Configuration\Fonds. Saisissez les détails de chaque fonds de crédit tels que Nom de fonds, Nom de bailleur de fonds, Date de début, date de fin, Compte GL. Précisez si le système doit vérifier la disponibilité de fonds à la demande ou décaissement de crédit.
Pour placer l'argent dans le Fonds crédit rotatif que vous avez défini, cochez la case “Poster au GL” sur le premier onglet et saisissez le montant sur le deuxième onglet (‘Contributions’). Vous pouvez suivre l'utilisation du fonds de crédit en lançant le rapport spécial Rapport d'utilisation de fonds dans le menu ‘Crédits\Rapports du portefeuille\Rapport d'analyse\Rapport d'utilisation de fonds’.
Puis, précisez à quelle étape LPF doit vérifier la disponibilité de fonds: “Demande de crédit”, “Décaissement de crédit” ou “Jamais”. Par défaut, l'option "Jamais" est sélectionnée. Cela signifie que LPF traitera les demandes et décaissements de crédit sans vérifier si les fonds sont suffisants. Les autres options exigent que LPF vérifie la disponibilité de fonds suffisants pour procéder. Le calcul se fait comme suit: Fonds disponible à la date de demande ou de décaissement de crédit moins le capital en cours doit être supérieur au montant de crédit sollicité. Cela est très important. Beaucoup d'utilisateurs rencontrent des problèmes à cette étape.
Par défaut, il est impossible d'effectuer des transactions de crédit dans Loan Performer sans définir un fonds de crédit. Cependant, il possible de le faire sans placer de l'argent dans le fonds de crédit défini surtout pour des coopératifs de crédit où la source de fonds n'a pas d'importance. Pour permettre la saisie de crédits, entrez n'importe quel nom de fonds, décochez la case "Poster au GL" et cochez l'option "Jamais" sous la section "Vérifier la disponibilité de fonds".
Enregistrez les paramètres. Un code sera attribué au fonds qui sera utilisé lors de la définition de cibles du Rapport de suivi et lors de l'Importation de crédits.
Remarquez que le décaissement et remboursement de crédits du fonds n'affecte pas le compte du fonds.
Groupe d'Utilisateurs de Loan Performer
| Nous avons accueilli les nouveaux utilisateurs de Loan Performer suivants: |
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Lifua Financial Services, la Tanzanie
Maroon Capital Microfinance, le Ghana
Jopeg Investments, l'Ouganda
Universal Capital, le Ghana
Youth Initiatives, le Kenya |
| Nous avons eu les formations suivantes: |
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Ce mois - ci, nous avons une personne de Mairye Estates Employee Sacco en Ouganda. |
| Nous avons effectuées les mises en place suivantes: |
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Le Burkina Faso: Formation et mise en place de LPF version 8 pour Microstart (fini).
Le Ghana: Support chez Adom Sika, GIF et Tema AG.
Le Mexique: Formation et mise en place de la version 8 chez Fomdesur, un projet pour le départment de Guerrero (fini).
L'Ouganda: Mise en place de la version 8 pour Mairye Estates Employee Sacco.
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| D'autres Nouvelles: |
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1. Quartorze membres de notre équipe vont suivre une formation sur SQL Server 2012. En particulier 10774A: Requêtes de Microsoft SQL Server 2012. Nous avons sollicité le service d'un formateur de BCI Wrox. Cette formation va se dérouler chaque Samedi pendant 5 séances.
Photo: Formation sur SQL Server 2012 chez CCS
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Dates de Formations Futures Tous les premiers Lundi du mois, nous avons une formation de 12 jours sur Loan Performer version 8 (2 semaines: Du Lundi au Samedi de 09h00 à 17h00). La prochaine formation commencera Lundi, le 4 Novembre 2013 dans nos locaux à Kampala. Le coût de la formation est de 750$ par personne. A la fin de la formation, les participants doivent passer un test et un certificat leur sera décerné une fois le test réussi. Cliquez ici pour télécharger le calendrier de formation.
Si Kampala est très loin, vous pouvez opter pour la formation en ligne. La formation complète consiste en 12 sessions de 4 heures à USD 150 par session. Nous pouvons également personnaliser ces formations à vos besoins.
Voulez - vous avoir de l'aide sur Loan Performer? Essayez le Fichier d'aide en ligne ou bien le Support en ligne avec notre personnel. |
