Quelle est votre confiance au moment de la clôture de l'Exercice Comptable? Etes - vous sûr que vous avez posté toutes les opérations? Vous n'avez rien oublié? Alors qu'auparavant la seule solution aux soldes d'ouverture ou de clôture incorrects dans LPF était de restaurer la sauvegarde de données et de poster à nouveau les opérations, l'utilisateur est maintenant en mesure d'inverser la clôture du jour, du mois ou de l'année.

La clôture de périodes financières est tout à fait un processus long et ennuyeux qui implique tant de rapprochements financiers. Beaucoup d'erreurs sont faites et il est impossible de les corriger après la clôture.

Nous recevions de nombreuses demandes de rendre possible la réouverture de périodes financières clôturées surtout l'exercice comptable afin de permettre l'ajout et la correction de transactions. Bien que cela ne soit pas une bonne pratique comptable, nous avons permis aux 'Superviseurs' dans Loan Performer de rouvrir les périodes clôturées. Il est déconseillé de rouvrir les périodes comptables clôturées à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Après la réouverture, assurez - vous qu'aucune transaction frauduleuse ne soit pas introduite dans cette période. Par exemple, disons qu'il y avait un crédit considéré douteux et que vous l'aviez ajusté le 31/12/2012 et avez en ce moment - là clôturé l'exercice comptable de 2012. Mais, le 1er Janvier vous retrouvez le reçu de paiement pour ce crédit en Décembre. Donc, ce crédit n'était pas douteux du tout. Pour corriger cette erreur, vous auriez besoin de rouvrir l'exercice comptable de 2012, postez la transaction de paiement et puis clôturez de nouveau l'exercice comptable 2012 afin de passer au nouvel exercice comptable avec des soldes de clôture et d'ouverture corrects.

Marches à suivre
Remarque: Assurez - vous que vous avez les droits d'accès d'administrateur dans LPF.
1. Allez au menu, “Outils/Vérifier la saisie de données” et sélectionnez l'option “Rouvrir la période du”.
2. Entez la date de début de la période qui doit être rouverte.
3. Tapez le motif de réouverture de cette période.
4. Cliquez sur “Ok” (le système rouvrira la période clôturée y compris les années, les mois et les jours).

Cette fonctionnalité est disponible dans Loan Performer version 8.14 et ultérieure.
Pour l'instant, la piste d'audit ne vous permet que de découvrir qui a rouvert la période clôturée, quand et le motif mais nous envisageons de rendre possible la récupération de transactions ajoutées ou supprimées dans la période clôturée.

A l'instar de banques dans le secteur financier formel, les Institutions de Micro - finance (IMFs), les Coopératifs de Epargne et de Crédit (COOPECs), les Mutuelles ont adopté l'utilisation de virements permanents comme un mode de paiement. Un titulaire de compte demande à son institution de payer par intervalles réguliers un montant d'argent au bénéficiaire qui peut être un membre de la même institution ou non.

Pour chaque produit d'épargne dans le menu "Système\Configuration\Epargne\Paramètres des comptes d'épargne", l'utilisateur peut définir les charges d'invocation, d'amendement, d'exécution et la pénalité. En plus, l'onglet "Comptes GL d'épargne" vous permet de définir les comptes GL sur lesquels ces charges seront comptabilisées. La charge d'invocation est appliquée une seule fois à la demande de virement permanent. La charge d'amendement est appliquée à chaque demande d'amendement du virement permanent en termes du montant, de la fréquence ou du bénéficiaire. La charge d'exécution est prélevée sur le compte d'épargne de l'expéditeur pour chaque transfert. La pénalité est appliquée s'il est impossible d'exécuter le virement permanent à cause du solde insuffisant.

Dans le menu Epargne\Virements permanents\Entrer un virement permanent, l'utilisateur peut entrer un virement permanent qui sera exécuté la date prévue.

Loan Performer prélèvera un montant fixe sur le compte d'épargne du client particulier pour le transférer au compte du bénéficiaire. La transaction sera comptabilisée dans le Grand Livre sur le compte particulier. Lors de la séance de brainstorming, plusieurs questions ont été soulevées notamment:

1. Pouvons - nous permettre l'invocation d'un virement permanent par un groupe ou membre de groupe?
2. Est - ce que le bénéficiaire peut être un groupe ou membre de groupe?
3. En cas de suppression d'un virement permanent, que pouvons - nous faire des montants déjà exécutés?
4. Est - ce que Loan Performer doit permettre la suppression d'un virement permanent ou son arrêt? Qu'est - ce qui doit se passer dans chaque scénario?
5. Si un virement permanent n'est pas exécuté en temps, que doit faire LPF? Maintenir la date antérieure ou cumuler et transférer tous les virements permanents ratés à la date du jour?
6. Dans quelles circonstances pouvons - nous exempter un client des pénalités sur les virements permanents en retard ou manqués?

Merci de nous envoyer vos commentaires et suggestions sur l'amélioration de cette fonctionnalité et éventuellement sur le fonctionnement de LPF en général. Nous y travaillerons gratuitement si vous réagissez maintenant, sinon, si vous le faites plus tard, vous aurez à payer pour cela.

Loan Performer permet l'impression de chèques des clients lors du décaissement de crédits et du retrait de dépôts à terme. Si votre organisation émet de beaucoup de chèques, l'impression de chèques peut être automatisée.

Disons que vous décaissez des crédits à 100 clients tous les 10 du mois, vous pouvez effectuer les décaissements au préalable, avant d'appeler les bénéficiaires des chèques. Les chèques ne sont pas imprimés lors du décaissement de crédits ni du retrait de dépôts à terme, ils sont plutôt enregistrés en tant que fichier batch afin que la personne autorisée puisse les imprimer tous à la fois. Pour cela, vous devez d'abord configurer l'impression de chèques.

Comment configurer l'impression de chèques dans Loan Performer?

L'impression de chèques est faite une seule fois dans le menu Système\Configuration\Impression de chèques. Définissez l'imprimante et le modèle de chèque à utiliser. Le modèle de chèque est livré avec LPF comme un échantillon et se trouve dans le dossier d'installation (External files\Report templates). Vous pouvez modifier et positionner les variables selon vos besoins.

Les variables incluent le Nom de bénéficiaire, la Date d'émission, Montant etc. Enregistrez les paramètres en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Ensuite, vous pouvez imprimer les chèques dans le menu Système\Imprimer des chèques. En ce moment, vous pouvez même générer de nouveau les numéros de chèque. Après l'impression des chèques, vous pouvez alors appeler les bénéficiaires et les faire signer pour confirmer la réception.

Photo: Formation à Arise & Shine Forever, en Ouganda

Tous les premiers Lundi du mois, nous avons une formation de 12 jours sur Loan Performer version 8 (2 semaines: Du Lundi au Samedi de 09h00 à 17h00). La prochaine formation commencera Lundi, le 7 Octobre 2013 dans nos locaux à Kampala. Le coût de la formation est de 750$ par personne. A la fin de la formation, les participants doivent passer un test et un certificat leur sera décerné une fois le test réussi. Cliquez ici pour télécharger le calendrier de formation.

Si Kampala est très loin, vous pouvez opter pour la formation en ligne. La formation complète consiste en 12 sessions de 4 heures à USD 150 par session. Nous pouvons également personnaliser ces formations à vos besoins.

Voulez - vous avoir de l'aide sur Loan Performer? Essayez le Fichier d'aide en ligne ou bien le Support en ligne avec notre personnel.

Contacts:

Crystal Clear Software Ltd B. P 7463 Kampala, Ouganda, 52 Kampala Road, 3ième étage King Fahd Plaza

Tél: +256-414-231739 Télécopie +256-414-233644 Email: ccs@infocom.co.ug Site web: www.loanperformer.com