En Mayo del 2014 firmamos un acuerdo con el Consejo Mundial de Uniones de Crédito (siglas en inglés: WOCCU) bajo la jefatura de Patrick Muruiki, se proporcionó el Loan Performer a cuatro uniones de crédito en Libera. Esta es la primera vez que uniones de crédito en Libera son automatizadas.

WOCCU era el patrocinador exclusivo del proyecto de automatización para las cuatro uniones de crédito, cada uno en diferente región en Liberia. Esto incluyó compra de licencias para las uniones de crédito, capacitación e implementación del Software Loan Performer Software. Las uniones son: Unity People’s Savings and Credit Union (UPSCU) desde la ciudad de Buchanana, Multi National Credit Union (MNCU) desde la ciudad de Red Light, Unity Savings Credit Union (USCU) desde la ciudad de Grand Gedeh y Trust Savings y Credit Union (TSCU) desde la ciudad de Ganta.

Robert Bagaiga, Personal de Soporte/Capacitador de Crystal Clear Software realizó la capacitación por 12 días desde el 26 de Mayo del 2014 al 6 de Junio del 2014. En la capacitación participaron 11 personas de las cuatro uniones y nos acompañó el jefe del partido desde la WOCCU, Michael W. Pewum.

También realizamos la Implementación para las 4 uniones de crédito en su respectiva región. Esto incluyó la instalación del SQL Server y Loan Performer sobre el servidor y las máquinas cliente.

Con el uso del Loan Performer, WOCCU espera con impaciencia mejorar las operaciones de las Uniones por ejemplo: en generación en tiempo real de informes. Esto ayudará a la administración en la toma de decisiones, trabajar más eficiente y alcanzar sus objetivos.

Siendo las primeras uniones de crédito a ser automatizadas en toda Liberia, Robert Bagaiga, el Personal de Soporte/Capacitación de Crystal Clear Software dice; “Me siento honrado de ser el primer consultor en implementar un proyecto tan grande por primera vez en Liberia. Esto es historia.”

Continuando el proyecto, el capacitador encontró algunos desafíos. Ellos no detuvieron el proyecto, al contrario se apasionaron por tener una experiencia que puedan enseñar a futuros clientes:

1. Las Uniones de Crédito son nuevas organizaciones sin productos de ahorros y préstamos predefinidos o procedimientos. Esto hizo difícil definir una configuración apropiada en Loan Performer. Fue necesario primero estar de acuerdo por ejemplo con el método de cálculo de interés, cuotas a ser cargadas, método de cálculo de la multa y muchas otras cosas.
   
   
2. Durante la implementación el personal responsable del Sistema de Administración de Información no estaba presente en el momento de realizar la configuración de la seguridad de la red y las políticas más los servidores. Esto fue una posibilidad omitida.
   
   
3. Siempre es mejor que las personas tengan computador y que todas las configuraciones se hayan realizado antes de la capacitación para ahorrar tiempo. Sin embargo, esto no se hizo y consumió la mayor parte del tiempo del capacitador.
   
4. La buena conectividad de internet ayuda en el soporte a clientes. Sin esto, el equipo de apoyo encuentra difícil ayudar a los clientes que tengan problemas con el Loan Performer. Esto ha sido un desafío con algunos miembros de las WOCCU en algunos sitios.

Robert: "Aconsejamos a todas las instituciones Financieras a tener un Manual de Sistema de Información (MSI) en el lugar. Esto resalta cuando los respaldos deberían ser hechos, quien debería hacerlo, donde deberían ser guardados los respaldos, quien tiene acceso a Loan Perormer, que nivel, cual es la política sobre contraseñas, quien puede agregar/actualizar usuarios, que controles existen, etc. Esto ayudará a los empleados a llevar esto muy fácil."

En esta sección nuestro Gerente Técnico le da algunos consejos para hacer su vida con Loan Performer más amigable.

Actualizando Cache de Loan Performer 8
Cuando ha instalado, configurado y conectado la base de datos. Loan Performer desplegará un mensaje ‘Loan Performer necesita actualizar la base de datos 'Lookup’. Cache de Loan Performer es un poco de la información común usada de modo que sea fácilmente disponible al usuario cuando ella/él lo necesita. Si acaba de cambiar base de datos recomendamos pulsar click en ‘Ok’ para que su cache sea actualizada con el nuevo detalle de la base de datos. La Versión 8.15 y posterior automáticamente detecta la información necesaria y actualiza esto solamente.

Múltiples opciones de conexión

Registro de Cliente
El siguiente mensaje es desplegado cuando trata de guardar los detalles del cliente sin ingresar la “Fecha de Nacimiento” en la ventana “Datos Personales”.

Eso es así porque la “Edad mínima permitida para registro del cliente’ ha sido fijada en Registro Parte 2 por default. Si desea registrar un nuevo cliente sin necesidad de ingresar la ‘Fecha de Nacimiento’, vaya a Sistema >Configuración >Registro Parte 2 y fije este en 0. Click en ‘Guardar’. La misma pantalla contiene los ajustes para el Primer Nombre, Segundo Nombre y Apellidos.

Modificando Transacciones Automáticas
Las transacciones automáticas son transacciones que han sido registradas automáticamente en el libro mayor por el sistema por las operaciones generales del negocio como reembolsos de Préstamos, depósitos/retiros de Ahorros, etc. Por default estas transacciones no son modificables desde Contabilidad >Agregar y Modificar Transacciones. Para poder modificar transacciones automáticas vaya a Sistema >Configuración >Contabilidad. Verifique ‘Transacciones pueden ser modificadas después del cierre del día’.  Note que la transacción no debe ser de un periodo cerrado.

Loan Performer es Lento
Cuando se encuentra en una situación donde su Loan Performer es lento puede necesitar ver las siguientes áreas:

1. En casos donde el sistema es demasiado lento a menudo lo que ve es que el uso de CPU del Servidor de SQL es muy bajo pero la actividad de paginación del sistema es muy alta. Esto significa que el sistema es privado de memoria. Esto usualmente puede pasar donde se trata de recuperar las transacciones de cuentas de varios años. Puede necesitar recuperar estas transacciones en lotes o incrementar la memoria RAM.

Muchos clientes que todavía utilizan están actualizando a Performer 8. Este artículo explica los requerimientos, las expectativas el proceso para la actualización.

Anunciamos desde hace 4 años que una vez liberado el Loan Performer 8, no se harían grandes actualizaciones para la versión 7. Todavía es el caso y algunas veces tenemos que decepcionar a los clientes que desean características adicionales en la versión 7.
Loan Performer versión 7 estaba disponible para bases de datos Foxpro o SQL Server. Como SQL Server es una mejor base de datos y SQL Server Express también es gratis, hemos eliminado la base de datos de Visual FoxPro en la versión 8. Si su organización está usando la versión 7 con una base de datos SQL, entonces sólo tendremos que actualizar la base de datos de 7 a 8. Sin embargo, si está utilizando la versión 7 con una base de datos Foxpro, entonces es un proceso de conversión de base de datos de Foxpro a SQL Server. Esta conversión solamente la podemos hacer nosotros ya que es muy técnico y si es hecha por otros, puede generar una gran cantidad de problemas de soporte técnico. La conversión tiene un costo de 300$ por base de datos y se realiza dentro de 24 horas (previa cita). Al recibir la base de datos actualizada, también le asistimos en línea con la instalación.
A menudo sucede que el total de clientes, acciones, ahorros, préstamos, etc no es el mismo entre la versión 7 y 8. En general la versión 8 es más fiable en sus cifras, pero la diferencia también puede ser causada por registros dañados en la base de datos Foxpro que no fueron tomados por la base de datos SQL Server o inconvenientes como consistencias internas donde por ejemplo un cliente tiene un código de área geográfica que no existe en la tabla, etc. Cuando recibe la base de datos, se le suministrará un informe sobre cualquier diferencia ocurrida. Tratamos de solucionar estos problemas antes de 24 horas, pero algunas veces esto no es posible. Nos pondremos en contacto con usted más tarde con parches para corregir estas diferencias. Sin embargo, no deje que esto sea una razón para descartar la base de datos, se trata de una situación temporal que no durará mucho tiempo.

Preparación para la Actualización

• Para Administradores TI: probar LPF versión 8, para todos los usuarios: aprender la versión 8 (para ambos grupos tenemos capacitaciones disponibles).
• Todos los equipo deben ser al menos máquinas Pentium con Windows 7 u 8 y tener 4GB de memoría RAM. Todos los servidores también deben ser servidores Pentium con Windows Server 2003 o superior con al menos 4GB de memoria RAM.
• Instalar SQL server 2008 R2 (Recomendado) para Windows Server 2008. Si está usando Windows Server 2012 entonces necesita SQL Server 2012. Una instalación del Loan Performer versión 8 sobre nuestro sitio web tiene SQL Server 2008R2 incorporado. Para conocer los requisitos del sistema, visite http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms143506(v=sql.105).aspx.
• Net Framework 4.0 o superior. Esto debe ser instalado en todos los computadores que usarán Loan Performer. Esto también se incluye en la instalación de Loan Performer. Siga este enlace para ver en detalle los requerimientos para el framework :  http://msdn.microsoft.com/en us/library/8z6watww.aspx.

Expectativas después de la actualización

• Los saldos de la versión 7 son regresados en la versión 8 correctamente, si por ejemplo tiene un desbalance, la conversión/actualización no tiene estos problemas.
• También es importante notar que al hacer la verificación y comparación algunos informes en la versión 8 tienen más filtros que en la versión 7. Por ejemplo en la versión 7 por default se excluyen préstamos castigados y reprogramados mientras que en la versión 8 ellos son incluidos y los puede excluir si lo desea.
• Esperar una ligera diferencia en la velocidad, algunas veces después de actualizar la velocidad entre las dos versiones parece diferir. Note que la velocidad en la versión 7 y especialmente con Visual Foxpro no se puede comparar a la versión 8 ya que son dos plataformas diferentes. Sin embargo, con las especificaciones correctas esto no debería ser un problema en absoluto. En la versión 7 para seleccionar un cliente debía ver la lista de todos sus clientes para seleccionar uno. En la versión 8 sería más rápido si ingresa el número de cliente, si lo conoce, que por primera vez descargar todos los clientes en una lista antes de seleccionar uno. O si conoce que el nombre del cliente inicia con la letra “N”, entonces la versión 8 le permite descargar solamente estos clientes que inician con “N” antes de hacer su selección.  
• Algunos informes han sido reestructurados y dependen del net framework como el estado del ahorrante, informe de transacciones de efectivo e informes de saldos de ahorros. Si recibe algún error al intentar abrir alguno de estos informes, no es nada de qué preocuparse, y con sólo tener el net framework 4.0 o superior instalado y esto se soluciona.
• Al instalar y/o actualizar, no olvide registrar para refrescar los archivos dll, ejecutando “Register.bat”, eliminar todos los archivos del fólder “Lookup” y eliminar todos los archivos en el fólder “%Temp%” (solamente digite esto en el botón de inicio/buscar Programas y Archivos en Windows).

Finalmente la versión 8 tiene mucho que ofrecer, pero debe ser bien manejada. No se olvide de actualizar las políticas con respecto al uso de Loan Performer. Respaldos de base de datos de Foxpro no es lo mismo que SQL Server. Otro artículo en esta Publicación habla sobre el modelo de recuperación ‘Simple’ y ‘Completo’. La Versión 8 le permite ver los cambios en la configuración con el Informe de Log de Configuración. Actualice su Manual de SI y asegúrese de obtener la mejor información en Performer 8.

La Administración de Efectivo es un asunto delicado y se debe prestar atención sobre cómo configurar esto en Loan Performer. Con demasiada frecuencia se dejan brechas abiertas y el personal es capaz de privatizar recursos de la compañía que sólo se descubren cuando ya es demasiado tarde y el daño está hecho. Quizá este artículo le ayude a cerrar las brechas?

Cómo abrir y cerrar la caja?

En la mañana el dinero se saca de la caja fuerte y distribuye a los Cajeros y al final del día, el saldo es transferido nuevamente a la caja fuerte. Cómo hacemos esto en Loan Performer ?

Primero debe asegurarse que la cuenta de caja para los cajeros y la cuenta de caja fuerte ha sido creada en Sistema->Configuración->Cuentas de Efectivo.

Luego se debe dar a los cajeros los niveles de acceso adecuados a las cuentas de efectivo que están autorizados a manejar. Es necesario fijar un monto máximo de retiros que cada cajero puede manejar sin solicitar la autorización del gerente (Ver Ahorros\Aprobar retiros sobre el límite del cajero). También es posible dar acceso al cajero a más de una cuenta de efectivo desmarcando la opción “Esta cuenta de caja solamente” y seleccionando las cuentas mientras mantiene pulsada la tecla shift. Puede hacer esto en Sistema->Configuración->Usuarios. Ver abajo.

Además, los cajeros necesitan tener acceso a los menús de LPF que ellos necesitan para trabajar. Estos derechos se otorgan según la función del usuario Sistema->Configuración->Niveles de Acceso de Usuarios . Aquí selecciona el ítem del menú donde el usuario tiene permitido acceder.

Para hacer el ingreso de datos más fácil y rápido, también debe definir los ítems que causan flujos efectivo, Ejemplo: “Transferencia de efectivo diaria a cajeros”, “Avances de Transporte”, etc en Ficheros de Apoyo->Ítems de Caja y ligarlo a la adecuada cuenta del LM en el Catálogo de Cuentas como mostrado abajo.

Como un ejemplo, esto es lo que pasa con el Cajero1 que recibe 6,000,000 en la mañana al inicio del día.

La persona a cargo de la caja fuerte, ejemplo: “Supervisor” transfiere “6,000,000” desde la Caja Fuerte al Cajero1. El Supervisor que registra en Loan Performer, va al menú “Caja/Ingresos de Caja” e ingresar esto como un pago, mientras que la selección del Cajero1 en “ID de Ítem de Efectivo” (Cajero1 ha sido ingresado previamente en “Ficheros de Apoyo/Ítem de Efectivo” y ligado este a una cuenta del LM de Cajero1.

Luego, el cajero registra en el Loan Performer, vaya al menú “Caja/Ingresos de Caja” y vea que el balance es 6,000,000. Ingresa una transacción, ejemplo: “Pago de Renta, dice de 150,000” mientras selecciona ID de ítem de efectivo ‘Renta’ que está vinculado a la cuenta del LM de alquiler de oficina. Ahora se queda con un saldo de “5,900,000”. Esto continúa durante el día y al final del día se imprime el “Informe de Transacciones de Efectivo”. Se verifica si el saldo de la caja en el cajero es el mismo que el saldo del informe. Si esto es, se transfiere el saldo devuelta a la caja fuerte con un ingreso en “Caja/Ingreso de Caja”. Así entonces se imprime el “Informe de Transacciones de Caja” donde tiene un saldo de cero y toma el dinero físico y da recibos del día al administrador de la caja fuerte para su respectiva firma. Con la firma de esta persona y el saldo devuelto a la caja fuerte, el cajero cierra.

Algunos consejos:
- Dé a cada cajero su/sus cuentas del LM para facilitar los controles (No varios cajeros usando la misma cuenta)
- Cada caja debe tener acceso a su/sus propias cuentas (Cajero A no debe tener acceso a la cuenta de Cajero B)
- En caso de errores, tener un procedimiento en el lugar para que una tercera persona, lo más probable es el contador, pueda corregir los errores. Los cajeros no deben ser capaces de corregir sus propias transacciones.
- Imprimir recibos para todas las transacciones, permite Loan Performer generar recibos automáticamente y verificar la final del día si todos los números de recibo están allí y no falta ninguno. Si ha activado Histórico de Recibos, incluso puede imprimir el que no aparece.

Le enviamos algunas preguntas con el fin de evaluar las publicaciones de Loan Performer. Apreciamos las respuestas recibidas. El resultado es el siguiente:

1) 60% de nuestros lectores siempre lee el boletín, 40% algunas veces. Tal vez los que no leen el boletín no respondieron el cuestionario?

2) 45% lee todos los artículos, 55% alguno de los artículos..

3) 50% prefiere artículos técnicos sobre cómo usar Loan Performer, 15% prefiere perfiles de instituciones de microfinanzas, 15% prefiere perfiles de consultores y el 15% prefiere artículos más generales.
Llegamos a la necesidad que no hay que cambiar la combinación.

4) 40% encuentra la exposición atractiva, 55% encuentra la exposición promedio y el 5% encuentra la exposición no atractiva.
Llegamos a la conclusión de que debemos poner más atención a exposición o presentación.

6) 10% prefiere recibir el boletín semanalmente, 15% prefiere recibir el boletín cada 15 días , 75% prefiere recibir el boletín mensualmente.
Concluimos que la frecuencia está bien.

Algunos comentarios (aleatorios):
- "Como un asesor de TI junior he aprendido mucho de la instalación y solución de problemas del LPF así como un usuario final."

- "Ojalá el equipo completo de Crystal Clear se dedique a hacer el Loan Performer el número UNO."

- "... su mayor logro es ayudar a aquellos que no pueden confiar en el financiamiento de los donantes y no tienen la capacidad de utilizar otros sistemas de Información."

-"El boletín es fascinante y me complace formar parte de esta gran familia de Loan Performer."

En esta columna presentamos diferentes representantes de países que los pueden ayudar con la capacitación, implementación o soporte. En esta ocasión presentamos a uno de nuestros representantes en Burkina Faso, Moussa TASSEMBEDO of Lessokon. 

Moussa TASSEMBEDO, nuestro representante en Burkina Faso

LESSOKON Ltd. (www.lessokon.com) es una firma de consultoría especializada en microfinanzas con sede en Ouagadougou, Burkina Faso. Ademas de sus áreas tradicionales de conocimiento relacionado con el sector de microfinanzas, LESSOKON apoya a Instituciones de Microfinanzas en informatización de su administración de información con el Loan Performer software. De hecho, la firma ha estado representando a Crystal Clear Software Ltd, los desarrolladores del LPF, desde el 2005 en Burkina Faso. Puede descargar una lista completa de las consultorías realizadas con Loan Performer desde esta página web.

El personal de LESSKON Ltd. fue capacitado por Crystal Clear Ltd en Loan Performer versión 7 y 8 en 2005 y 2013 respectivamente.

La organización actualmente está apoyando a seis instituciones de Microfinanzas y también dando soporte en línea desde Crystal Clear Software Ltd.

Lessokon puede ser contactado a::
Tél: 50-39-86-01, 50-39-97-68
Cel: 70-26-41-67, 70-31-57-37
Email: info@lessokon.com

Tenemos cada primer Lunes del mes una sesión de capacitación de 12 días (2 semanas, de Lunes a Sábado desde 9:00 a 17:00 hrs) en Loan Performer versión 8. La próxima capacitación inició el Lunes 1 de Setiembre del 2014. Este se ofrece en nuestra oficina en Kampala. El costo es de 750$ por participante. Al final de la capacitación los participantes deben pasar una prueba y un certificado será emitido. Use este link para descargar el plan de capacitación.

Si Kampala es demasiado lejos, podemos hacer una capacitación en nuestra oficina en Costa Rica. También tenemos capacitación en línea que toma 12 sesiones de 4 horas a un costo de 150 USD por sesión. También podemos adaptar este entrenamiento a sus necesidades y hacerlo más eficiente para ustedes

Hemos iniciado con una "Capacitación Especializada" en Loan Performer, destinado a los usuarios de Loan Performer 8 que necesitan conocer todos entradas y salidas de esta nueva versión. Se llevará a cabo los 4 Sábados durante el mes de Setiembre en nuestra oficina. El programa de capacitación está disponible aquí.

Necesita ayuda con el Loan Performer? Pruebe la Ayuda en línea o Chat con nuestro personal.