El sábado 7 de Diciembre visitamos Mukono & Kayunga Teachers Sacco. La institución celebra 30 años de existencia como SACCO este año. Ellos sirven a unos 4,000 profesores. Ellos utilizan Loan Performer desde Noviembre 2003, unos diez años. Hablamos con Robinah Ndikutuusa, el Auditor Interno.

Robinah: “Al principio, cuando empezamos a usar Loan Performer hace diez años, estabamos demasiado verdes. No sabíamos sobre la automatización y los riesgos que se pueden presentar si no tiene los debidos controles. Confiábamos en todo el mundo y eso hizo que Mukono & Kayunga Teachers Sacco perdiera grandes sumas de dinero:

1. Acceso Abierto a Todo el Menú: Ellos confiaban en su personal y dejaron accesos al menú del Loan Performer abiertos. Todos podían acceder a todo. El resultado fue que los ítems del menú como “Modificar Transacción” bajo ‘Ahorros” y “Eliminar Reembolso de Préstamos” bajo “Préstamos” fueron mal utilizados por el personal que cambió depósitos en los retiros y eliminó reembolsos de préstamos y puso montos en sus propios bolsillos.
   
   
2. Importación de cuentas equivocadas. La Sacco recibió cheques de salario por parte del gobierno y la persona encargada de ingresar estos datos puso algunos salarios deliberadamente en la cuenta equivocada de una persona con la que se confabuló. Esta persona luego retiró el dinero y lo compartió con la persona que ingresó los datos. Este fraude fue muy difícil de descubrir y se tomó casi un año para descubrirlo.
   
   
3. Fraude con Contraseñas. Abuso en contraseñas. Una persona se asomó sobre el hombro del gerente de sucursal para obtener su contraseña y luego se conectó con el nombre del director e ingresó transacciones con este nombre. También hubo casos en los que el cajero dejó el computador desatendido y no cerró la sesión. Otra persona llegó entonces e ingreso una transacciones, tomó algo de dinero de la caja y desapareció rápidamente. La transacción entonces sería registrada a nombre del cajero y nada parecía fuera de lo común.
   
   
4. Clientes Fantasma. Algunos miembros del personal ingresó alias en el nombres en el menú Clientes, agregó codeudores de cuentas falsos, no ingresó miembros de la Sacco como cliente. Existían clientes fantasmas que en realidad no existen per que recibieron préstamos. Robinah: "Todo esto fue posible porque en Uganda no existió la debida identificación de los clientes y porque nos dejó las opciones abiertas en Loan Performer".

Robinah: “Hemos aprendido mucho de estos inconvenientes. El acceso al sistema ha sido limitado solamente a aquellos que lo necesitan, los cheques por salario los hago yo mismo, las contraseñas deben ser cambiadas cada 3 meses, solo contraseña 'seguras' son permitidas y hay un estricto control. Esto lleva tiempo. Solamente lo digo para que se prepare antes de empezar.”

Mukono & Kayunga Teachers Sacco tiene grandes planes para el año 2014: desean actualizar a la versión 8, implementar una WAN y ligar sus miembros a cajeros automáticos para reducir las transacciones de efectivo en la SACCO. Los estamos apoyando!

La Conciliación Bancaria es un proceso que trata de explicar las diferencias entre el saldo de bancos como se muestra en el estado de cuenta de la institución bancaria y el correspondiente saldo de la cuenta de banco del Libro Mayor en cualquier punto en el tiempo. El proceso de conciliación debe hacerse al menos una vez al mes. La implementación de los módulos integrados como Conciliación Bancaria en Loan Performer (LPF) ha ayudado a los usuarios finales a mejorar la calidad de sus datos y fomentar la confianza de las partes interesadas.

Cómo conciliar las cuentas bancarias en la Versión 8 de LPF?

1. Especifique la fecha en que se va hacer la conciliación, preferiblemente a fin de mes.
   
   
2. Asegúrese que durante la conciliación bancaria la cuenta bancaria correcta ha sido seleccionada en el menú que se despliega. Note que el valor del “Saldo de Apertura” será rellenado automáticamente en base a la anterior Conciliación Bancaria hecha.
   
   
3. Ingrese el Saldo de Cuenta de Banco del final del periodo como “Saldo Final”. Esto debe ser coherente con lo que la Cuenta del Mayor General del LPF para esa fecha.
   
4. Click sobre el botón “Próximo” después de que todos los campos de la primera página han sido llenados.

5. LPF despliega la lista de todas las transacciones ingresos y gastos para el periodo especificado.

6. En caso de que todas las transacciones de ingresos y gastos se muestren en el estado de cuenta bancario y en las cuentas del LM de Banco como se refleja la diferencia de cero abajo, el usuario puede ahora pulsar click en el botón del comando Guardar para completar el proceso de conciliación.
   
   
7. Si hay transacciones que aparecen en la Cuenta Bancaria del LPF pero no aparecen en el Estado de Cuenta del Banco, deben ser deseleccionadas sobre las transacciones de ingresos y/o gastos y LPF mostrará los valores ajustados correspondientes a dichas transacciones.
   
   
8. LPF generará automáticamente el Estado de Conciliación Bancaria a partir de final del periodo, como se muestra en esta parte del informe:

6. El próximo mes las transacciones desactivadas del mes anterior se mostrarán nuevamente para la conciliación.

Estamos llegando al final del 2013 e iniciando con algo nuevo. Que rápido se fue! Mirando en todo lo que hicimos, hay que resaltar las cosas más importantes:

: - Finalizamos la implementación de Loan Performer para 43 Saccos para el Ministerio de Finanzas y Planeación en Uganda.
- Lanzamos las versiones 8.12, 8.13 y 8.14 con sus repectivas sub-versiones.
- Agregamos varios informes regulatorios (Azerbadaijan, BCEAO, Ghana, Uganda, Zambia).
- Algunos de nuestros clientes de habla francesa en el este de África se pasaron a versión 8 reemplazamos su catálogo de cuentas con el nuevo Catálogo de cuentas BCEAO.
- Hicimos lo mismo en la República Democrática de Congo con el nuevo catálogo de cuentas DRC.
- Instalamos Loan Performer en varias redes de área ancha (WAN).
- Implementamos Loan Performer por primera vez en ambiente de base e datos replicada.
- Agregamos actualizaciones automáticas y ayuda en base web.
- Etc.

Cuáles son los planes para el 2014?
- La versión 8.15 está todavía en desarrollo, pero es prometedora. Esperamos mejoras en el refinanciamiento, cierres de día por sucursal en un ambiente WAN , adición de la historia de contactos de clientes, agregando cargos a un préstamo, etc.
- También esperamos progresar con la conversión de nuestros informes a Telerik y la lógica de negocios a C#.
- Esperamos que nuestros clientes puedan acceder a nuestro CRM para ver el progreso sobre inconvenientes reportados por los clientes.
- Esperamos llegar a 500 clientes a finales del 2014.

Crystal Clear Software quiere agradecer a sus clientes por la lealtad, confianza y paciencia. Le deseamos a todos una Feliz Navidad y un Feliz Año Nuevo.

Tiene miedo de que el dinero que se desembolsa en efectivo sea usado para otros fines para los que el préstamo fue dado? Quiere asegurarse que es usado para lo que fue solicitado, para activo de la empresa? Entonces desembolse el préstamo en especies!

Loan Performer tiene una característica que le permite desembolsar en especies. Si un préstamo se desembolsa en especies, el prestatario recibe el equipo de su proveedor. Pero antes debe haber registrado los detalles del Proveed0r (Acreedor) y registrar la Factura del Proveedor que es lo recibido en Loan Performer. El pago del proveedor se registra cuando se ingresa el desembolso de préstamos en especies.

Cómo hacer un desembolso en especies? El proceso de Solicitud de Préstamo, cuotas de registro de préstamo y Aprobación de Préstamo siguen siendo el mismo que para un desembolso de préstamo normal. Para hacer un Desembolso en especies , vaya a préstamos->Desembolso de préstamo . En la pantalla que aparece, marque la opción Desembolso a proveedor y seleccione el proveedor desde la lista de todos los acreedores registrados. Los detalles registrados del proveedor serán desplegados en las respectivas cajas de texto. Seleccione el No. de factura desde la caja de lista que se despliega y pulse click en el botón del comando Guardar para completar el desembolso.
Note que al momento del desembolso el cliente solamente necesita el equipo, pero el valor monetario se abonará en la cuenta de banco de los Proveedores (Acreedores).
Puede ver el Informe de Desembolsos en préstamos ->Informes de Cartera ->Informe de Desembolsos.
El pago al proveedor se hace en Contabilidad->Compras y Ventas ->Pagos de facturas recibidas. Puede ver el informe sobre Pagos a Proveedores en Contabilidad->Compras y Ventas ->Informe de Acreedores ->Pago de Acreedores.

Loan Performer registrará esta transacción de la siguiente manera:
En ingreso de factura de proveedores:
               Cuenta de stock                  Débito
                Cuenta de proveedores (acreedores) Crédito                
con el total del monto de la factura.

En desembolso (en especies):
                Cuenta de préstamos                Débito
                Cuenta de stock                                             Crédito
con el monto desembolsado.

con el pago del proveedor:
                Cuenta del proveedor        Débito
                Cuenta de banco                                              Crédito
con el monto desembolsado..

El saldo total sobre el acreedor así como la cuenta de stock se reducirá por el valor monetario de los equipos desembolsados a clientes. Por el momento todos los equipos se desembolsan al cliente, el saldo de ambas cuentas acreedores y stock será igual a cero.

Tenemos cada primer Lunes del mes una sesión de capacitación de 12 días (2 semanas, de Lunes a Sábado desde 9:00 a 17:00 hrs) en Loan Performer versión 8. La próxima capacitación inició el Lunes 6 de Enero del 2014. Este se ofrece en nuestra oficina en Kampala. El costo es de 750$ por participante. Al final de la capacitación los participantes deben pasar una prueba y un certificado será emitido. Use este link para descargar el plan de capacitación.

Si Kampala es demasiado lejos, podemos hacer una capacitación vía internet. La capacitación completa toma 12 sesiones de 4 horas a un costo de 150 USD por sesión. También podemos adaptar este entrenamiento a sus necesidades y hacerlo más eficiente para ustedes.

Necesita ayuda con el Loan Performer? Pruebe la Ayuda en línea o Chat con nuestro personal.

Información de Contacto:

Crystal Clear Software SA, Edificio Aleju, oficina #6, Santo Domingo de Heredia, Costa Rica.

Telfax: +(506) 2244-2687 Móvil: +(506) 8866-6215Email: ccs_cr@racsa.co.cr Web: www.loanperformer.com