Esta vez hemos recibido un artículo de Mathias Msemo, uno de nuestros representante en Tanzania. Él escribe sobre los desafíos de Selección, Implementación y Mantenimiento de los Sistemas de Administración de Información (SAI).

Este artículo explica los desafíos afrontados por la Organización, en particular instituciones financieras, en la selección, Implementación y mantenimiento de Sistemas de Administración de Información. Este inicia con la breve descripción de un Software de Administración de Información y sus componentes y luego explora las barreras del uso eficiente y efectivo de SAI/TI y los factores de éxito críticos al poner en práctica la estrategia de implementación y mantenimiento de SAI.

En el contexto de este artículo, el término Selección significa identificando la solución que puede encontrar la información requerida de la organización. Implementación se refiere a la acción de poner la solución identificada en uso lo que incluye la instalación & configuración, capacitación de usuarios y la migración de datos existentes en el sistema. El término mantenimiento es usado para la acción de soporte proveído que asegura la continuidad del sistema que incluye: corrección de errores, cambiando/modificando o agregando algunas funcionalidades al sistema para cumplir con nuevo requerimientos y el análisis del sistema y la evaluación para la eficiente y efectiva utilización del sistema.

Sistema de Administración de Información
Un Sistema de Administración de Información (SAI) es un Sistema que utiliza recursos humanos, hardware y software de computadoras (aplicaciones y bases de datos), procedimientos manuales y modelos para análisis, planeamiento, control toma de decisiones. El objetivo principal es promocionar la información, soporte en operaciones, administración y análisis para mejorar la función de toma de decisiones en una organización.

Componentes del Sistema de Administración de Información
SAI es un conjunto de componente que actúan recíprocamente para producir información, que incluye el hardware, software, datos, políticas & procedimientos, y personas. Un SAI exitoso depende mucho del efectivo uso de TI (Tecnologías de Información). Estos son principalmente componentes de hardware y software. Las políticas y procedimientos incluyen las reglas de negocio definidas, principios financieros y contables, provisiones regulatorias y roles de usuarios y limitaciones. Los datos se refieren a los registros, analizados y resumidos para producir información significativa. El quinto componente, las personas, los socios de la organización pueden formar la Junta Directiva, Dirección, La Gerencia, Personal de TI, otros miembros del personal y clientes. Cada grupo de socios puede tener diferentes requerimientos en el sistema y diferente profesión.

La tecnología y los requerimientos de socios algunas veces cambian. La introducción de un nuevo SAI puede afectar individuos, grupos y una organización completa ya que esto puede hacer necesario cambios en procesos de negocios completamente y descripciones de trabajo y responsabilidades. En otras palabras el sistema debería estar en la misma línea con el proceso de negocios para permitir al negocio alcanzar sus objetivos. Debería notarse que la combinación de conocimiento de ambos procesos de negocios y TI están preparados para un proyecto de SAI exitoso. La implementación de un nuevo sistema de información es costosa y por lo tanto una inversión significativa para la organización. Todos estos hechos pueden crear desafíos y tanto impacto positivo como negativo en la organización.

Considerando la multitud de componentes y hechos ya mencionados, es importante notar que esto trae muchas cuestiones que demandan planeamiento decisivo y estratégico.  Para la selección acertada, implementación y mantenimiento de SAI, la organización claramente debería definir los objetivos y y detalles para la evaluación del sistema. Construir un buen equipo de implementación y crear listas de verificación de los requerimientos es vital.  La omisión de la mayor parte de los ítems puede conducir al fracaso en todo o parte del proyecto de implementación del SAI.

Los desafíos en la selección de un SAI, implementación y mantenimiento

1. Comportamiento de la Organización y administración de inconvenientes

La política Interna y Externa son barreras a la toma de decisiones. La pregunta es quién toma las decisiones?
Los fabricantes de la decisión pueden carecer del conocimiento necesario en TI y los técnicos pueden carecer de conocimiento en planificación directiva y financiera. Por consiguiente la Dirección tiende a pasar por alto cuestiones técnicas y el equipo técnico puede pasar por alto los presupuestos y cuestiones de costos.

La falta de conocimiento entre estos dos grupos debería ser manejado.

2. Administración del Cambio

Cualquier cambio en una organización, si no mutuamente aceptado a través de todas las áreas funcionales, afrontará la resistencia que puede conducir al fracaso. Por lo tanto la etapa inter departamental es importante.
La actitud y la experiencia anterior deben estar compuestas por, capacitación, motivación y participación en cada etapa, para minimizar la resistencia al cambio.

3. Inconvenientes Técnicos del Sistema

Estos son principalmente hardware y software, consideraciones de tecnología de información - conocimientos técnicos. Aplicación de base de datos requieren soporte que no puede ser totalmente proporcionado por el vendedor de software. Las organizaciones necesitan construir capacidad interna para proveer primero el nivel de soporte necesario a Administrativos y Usuarios.

4. Inconvenientes del Personal

La administración es un inconveniente en muchas organizaciones. La selección o equipamiento de personal con la correcta experiencia en el momento adecuado sumarán a la experiencia de la organización y el éxito será garantizado.

“Puede tomar mi negocio, quemarlo, pero deja mi gente y construiré el negocio exactamente como antes nuevamente” (Henry Ford).

“Mi gente” aquí obviamente no sólo podría estar en número, el valor es mayor.

Factores de Éxito Críticos

Aquí están solamente los factores básicos y no deseamos hacer una lista detallada de lo que debería ser hecho:

• El negocio claramente indica que necesita objetivos bien definidos
• Esto es crítico para el análisis de requerimientos y planeamiento
• Si bien hecho, debe hacer una base y puntos de referencia para monitoreo y evaluación
• Construir un equipo de proyecto adecuado
• Un equipo bueno puede consistir en dos o cinco miembros, según el tamaño de la organización, con las habilidades complementarias que cubren ambas funciones: TI y negocios.
• Combinar con un consultor externo es una ventaja para moderar algunas presiones internas
• Todos los socios o interesados involucrados
• Probablemente uno de los errores más comunes en la mayoría de organizaciones. El sistema está basado en roles que en un momento u otro se duda si requiere participación de diferentes personas.
•  Todos los interesados deben estar preparados para la completa participación.
• Compromiso y soporte de la Dirección
• Alinearse con los objetivos estratégicos del negocio
• Motivación del personal
• Identificando y administrando prioridades
• Control de presupuesto
• Ejecución técnica
• Pruebas adecuadas del software
• Solución de problemas de errores y trabajo cerca del proveedor para resolver problemas identificados
• Coincidir con el rendimiento del sistema con las metas y objetivos predefinidos
• Analizar la consistencia y precisión de los informes
• Soporte a usuarios finales
• Proporcionar retroalimentación regular a todos los interesados

El resultado esperado, si se consideran cuidadosamente estos factores, las organizaciones que los practiquen tendrá una sabia inversión en TI, uso eficiente y efectivo de los recursos de sistemas para un funcionamiento adecuado y cumplimiento de las metas y objetivos.

Hacia la selección efectiva y eficiente de un SAI

Cabe destacar que el software de Administración de Información difiere considerablemente en precio y funcionalidad. Por lo tanto, en la selección se debe tener cuidado para elegir la solución optima que cumpla con los requerimientos, escalable (habilidad para expandir y agregar más características) y el precio de las licencias y mantenimiento razonables (bajo costo). Finalmente, y lo más importante es considerar en la selección del SAI, es la disponibilidad del soporte en la vida del sistema.

Loan Performer tiene todas las cualidades de un SAI como mencionado anteriormente. Siempre que todos los interesados tengan completa participación y la Dirección este comprometidas y apoye el proyecto de SAI y además un buen equipo técnico este en el lugar. El éxito es suyo y nunca se arrepentirá de su selección.

Probablemente esté familiarizado con el informe de Tarjeta Mayor donde puede ver el historial de las transacciones de un cliente, ya sea acciones, ahorros o préstamos? Qué si tuviera este informe para también visitas a clientes, llamadas telefónicas, Mensajes enviados, consulta de fiadores, etc. Bien, ahora esto es posible!

La funcionalidad de Historial de Contacto a Clientes tiene dos partes, Ingreso de Datos de Contacto a Clientes e Informes. El Ingreso de Datos de Contactos a Clientes le permite seleccionar un cliente e ingresar detalles de la interacción: el número de teléfono, el mensaje entregado, las medidas tomadas y el detalle de la persona que le dio seguimiento al cliente.

Hay dos tipos de informes: Historial de Contactos a Clientes y Informe de Último Contacto. El informe de Historial de Contacto a Cliente muestra un histórico sobre todas las transacciones que el cliente ha hecho con la institución y cuándo y por qué estaba en contacto con el cliente.

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El 'Informe de Último Contacto' le da solamente la fecha del último contacto por cliente, lo que muestra cómo hacer seguimiento para fines de mercadeo.

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Esta necesitando servicio de alquiler como una IMF? Entonces es bueno saber que Loan Performer 8.15 ofrece la administración de servicios de inquilino. Un inquilino se refiere a una persona o grupo que alquila y ocupa la tierra, una casa, una oficina o similar durante un periodo.

Un cliente registrado en LPF puede ser recuperado de la base de datos y detalles de alquiler pueden ser ingresados o un nuevo cliente puede ser registrado con detalles de los inquilinos. Estos detalles incluyen la fecha de inicio del contrato, fecha en que finaliza, número de contrato, código construcción, propósito de la renta (lista predefinida bajo 'Ficheros de Apoyo', número de habitación, espacio ocupado, monto debido y frecuencia de pago.

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Cuando inicia la fecha de pago de la renta, se le emite una factura al inquilino que se supone que debe pagar antes de la fecha de vencimiento. En una situación en donde el cliente alquila dos o más propiedades, se le emite al cliente dos facturas uno por cada propiedad.  Se pueden emitir cartas de notificación para inquilinos que olvidaron realizar el pago a tiempo.

Además de esto, varios informes han sido incluidos para mostrar la información necesaria sobre los inquilinos. Por ejemplo, el informe de clientes puede ser filtrado por inquilinos, así como el informe de saldos de deudores. El Estado de Deudores puede ser usado para obtener información de cómo un inquilino hace los pagos para un propiedad en particular.

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En Sistema/Configuración/General puede encontrar tres ítems en versión 8 que no estaba allí antes: la ubicación de los archivos de ayuda, actualizaciones automáticas y tiempo de espera SQL Server. Este artículo explica más.

Ayuda en línea

Loan Performer ahora le da la opción de usar la ayuda en línea o local. Por default LPF usa la ayuda local pero es posible cambiar esto. La principal ventaja de la Ayuda en Línea es que la documentación se actualiza constantemente con nuevas características del LPF a diferencia de la ayuda local que va con la instalación y nunca cambia (a menos que manualmente cambie los archivos de ayuda con la copia más reciente). Si selecciona la opción “Siempre use ayuda en línea”, entonces LPF abre la ayuda en línea cada vez que se pulse la tecla “F1”. Sin embargo, es necesario estar conectado a internet para que esto trabaje.

Actualizaciones Automáticas

Otra característica nueva es 'Actualizaciones Automáticas'. Ahora es posible verificar automáticamente actualizaciones cuando se inicia Loan Performer pulsando click sobre la caja de check “Verificar Automáticamente las últimas actualizaciones cuando inicia LPF”. Esto significa que Loan Performer descargará e instalará las últimas actualizaciones desde el sitio web de Loan Performer siempre que los usuarios específicos inicien sesión en el programa.

No es posible permitir esto a todos los usuarios. Para seleccionar los usuarios que pueden descargar y ejecutar las actualizaciones, pulse click sobre el usuario mientras mantiene pulsada la techa Shift. Los usuarios seleccionados aparecerán resaltados en rojo, ejemplo: "Supervisor" y "Asistente Gerente" .

También es necesario indicar con qué frecuencia se debe realizar la actualización. Esto puede ser Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o 'Solamente versiones principales'.

Tiempo de Espera SQL Server

El 3er punto es 'Tiempo de Espera SQL Server'. Esto se relaciona con el tiempo de la aplicación Loan Performer que necesita obtener una respuesta de la base de datos. Si no hay tiempo de espera fijado, Loan Performer puede intentar conexión por siempre. Puede fijar el plazo en que Loan Performer puede establecer una conexión con la base de datos SQL. Esto quiere decir que si LPF no recibe la respuesta esperada de la base de datos en el momento dado, la sesión de LPF será "cerrada". Tiempos de espera persistente significa que pueden haber problemas de configuración en el SQL server y es necesario corregirlos.

KAZOZA Finance en Burundi invitó a Crystal Clear Software Ltd. a convertir su base de datos 7.10 en Foxpro a 8.14 SQLServer, a capacitar a su personal y al mismo tiempo para implementar una Red de Área Ancha (WAN) para conectar 3 oficinas. Nuestro miembro del personal, Frank KASIGE fue a Burundi desde el 09 al 24 de Junio 2014.

KAZOZA Finance usa el Loan Performer desde el 2012, con una base de datos Foxpro compartida entre usuarios locales sor una red local. Recientemente, la compañía ha abierto 2 nuevas sucursales, una en Kamenge, a una distancia de7 km y la otra en Bubanza a una distancia de 50 km desde la sede. Ahora el personal en las sucursales trabaja mientras ellos están trabajando en la oficina central y sus cliente pueden hacer transacciones en cualquier sucursal.

Capacitación

Como el personal estaba familiarizado con el Loan Performer 7.10, la capacitación de actualización a versión 8solamente tomó 6 días. La capacitación estaba dividida en cuatro partes de acuerdo a los diferentes departamentos, para permitir el curso normal de las actividades. Por lo tanto, el calendario de capacitación se organizó de la siguiente manera:
 El Director de Tecnología de Información y su adjunto: 09 de Junio
 Cajeros: 10 a 11 de Junio
 Asesores de Crédito: 12 de Junio
 Contadores: 13 a 14 de junio

Los jefes de departamentos asistieron a toda la capacitación.

La Red de Área Ancha

KAZOZA Finance optó por una conexión VSAT entre la Oficina Central y sus 2 sucursales. En enrutamiento se llevó a cabo por satélite, para evitar cualquier obstáculo sobre la línea de trasmisión. Cada sucursal tiene su propia sub-red conectada a un servidor central con replicación. La base de datos de Bubanza y Kamenge sincronizan con la base de datos de la Oficina Central pero en caso de una conectividad fallida, los usuarios pueden continuar en su base de datos local. No se dará cuenta que su conexión está apagada!

Ver el diagrama de la conexión:

Las ventajas de esta tecnología para KAZOZA Finance:

• Un cliente puede hacer transacciones en cualquier sucursal
• La institución de microfinanzas puede abrir una sucursal en cualquier rincón del mundo porque la interconexión de sucursales se lleva a cabo vía satélite.
• Con la replicación de las bases de datos entre las sucursales y la sede central, lo que evita error en las operaciones en caso de fallo en la conectividad.

Esta topología es la mejor en comparación a acceso por antenas de radio sin embargo, requiere hardware caro especialmente para aquellos que están en un ambiente húmedo (solución Banda C o Ku y no-Ka). En adición al costo del material, hay un pago mensual al proveedor de acceso satelital y esto es de acuerdo al ancho de banda dedicado propuesto por el proveedor de acceso.

Recomendamos esta solución para clientes que tienen sus sucursales a grandes distancias. En adición, una conexión VPN puede ser establecida por las antenas WIMAX para las compañías que tienen sucursales en la misma ciudad si hay visibilidad directa entre las sucursales.

En esta columna presentamos diferentes representantes de países que los pueden ayudar con la capacitación, implementación o soporte. En esta ocasión presentamos a uno de nuestros representantes en Tanzania, Mathias Msemo de Get Up Tanzania. 

Mathias Msemo, nuestro representante en Tanzania

Mathias Msemo trabajaba en el departamento de TI en una gran institución de microfinanzas en Tanzania, PRIDE Tanzania y fue el miembro de la Junta Directiva de los empleados en SACCOS, FAHARI YETU SACCOS. En el 2007 recibió el encargo de buscar software de calidad y asequibles para las SACCOS. En su búsqueda descubrió Loan Performer, así como otras varias soluciones. Loan Performer ganó la ventaja competitiva y así él implementó LPF versión 7 en el 2008 para FAHARI YETU.

Más tarde, en el 2011, Mathias Msemo se convirtió en un consultor de TI/SMF especializado en microfinanzas, incluyendo SACCOS. En Julio 2012 creó su propia compañía: Get up Tanzania Company Ltd. Él implementó el LPF en 4 instituciones (Goodhope Microfinance, Lifua Financial Services, EDAT Financial Services y Rift Valley Children Fund Microfinance) y brinda soporte técnico a otras 5 (ECLOF Tanzania, Mlandizi SACCOS, UTT Microfinance Plc, PLANET Microfinance y Mtoni Lutheran SACCOS ), un total de 9 instituciones que usan LPF.

Recibió capacitación en Loan Performer versión 8 a traves de capacitación en línea en el 2012 durante su primera asignación a ECLOF Tanzania.

Le consultamos a Mathias por qué llamó a su empresa 'Get Up Tanzania'? Matias: "El nombre de la compañía"Get up Tanzania Co. Ltd" está basado en el hecho de que una persona que no tiene conocimiento de algo o no está haciendo lo que le gusta o se supone que debe hacer, puede ser recordado por esta voz "Levántate". En la Biblia, Juan 5: 8, Entonces Jesús le dijo: Levántate!, toma tu camilla y anda. Estoy tratando de levantarme y caminar hacia la autodeterminación"

Mathias puede ser contactado a:

Celular +255 784 653114 and +255 752 115528
Email: mkmsemo@yahoo.co.uk

Tenemos cada primer Lunes del mes una sesión de capacitación de 12 días (2 semanas, de Lunes a Sábado desde 9:00 a 17:00 hrs) en Loan Performer versión 8. La próxima capacitación inició el Lunes 4 de Agosto del 2014. Este se ofrece en nuestra oficina en Kampala. El costo es de 750$ por participante. Al final de la capacitación los participantes deben pasar una prueba y un certificado será emitido. Use este link para descargar el plan de capacitación.

Si Kampala es demasiado lejos, podemos hacer una capacitación en nuestra oficina en Costa Rica. También tenemos capacitación en línea que toma 12 sesiones de 4 horas a un costo de 150 USD por sesión. También podemos adaptar este entrenamiento a sus necesidades y hacerlo más eficiente para ustedes.

Necesita ayuda con el Loan Performer? Pruebe la Ayuda en línea o Chat con nuestro personal..

Información de Contacto:

Crystal Clear Software SA, Edificio Aleju, oficina #6, Santo Domingo de Heredia, Costa Rica.

Telefax: +(506) 2244-2687 Móvil: +(506) 8866-6215Email: ccs_cr@racsa.co.cr Web: www.loanperformer.com