El tiempo pasa inadvertido. De repente comprendimos que omitimos 15 años de Crystal Clear Software. Este mes cumplimos 16 años. Tiempo para detenerse y reflexionar sobre quienes somos, donde están nuestras raíces y de dónde venimos.

Crystal Clear Software Ltd. fue registrada como una compañía limitada en Uganda el 23 de Marzo de 1998. Aunque nos alegramos de nuestros logros, también existieron algunas bajas. La historia de Crystal Clear Software Ltd. esta estrechamente relacionada con la historia de Hans Verkoijen, el Presidente. Aunque él administre una compañía informática, él es un Antropólogo Social. Estudió en la Universidad de Amsterdam pero al final de sus estudios se dio cuenta que conseguir trabajo como antropólogo no era fácil. Entonces por otro lado hizo cursos de administración y contabilidad. Después de finalizar la universidad, trabajó un par de años como contador en Amsterdam antes de que SNV lo enviara a Burkina Faso como auditor interno. En Abril de 1990. Tuvo que supervisar la administración financiera en 6 sucursales de ADRK, una institución de microfinanzas en el noreste del país con alrededor de 10,000 miembros.

Esto no era un trabajo fácil. Las sucursales no tenían ninguna fuente de poder ni servicio de agua. Las ventanas en las oficinas no podían estar cerradas y la lluvia, arena y polvo entraban. A menudo los documentos no eran legibles, también porque en la estación seca los ratones se los comían. Después de un año, Hans propuso iniciar un proyecto de automatización. Siempre tuvo un gran interés por las computadoras y había hecho algún trabajo privado en Netherlands. En Burkina escribió algunos programas en Dbase y convenció al director de ADRK que este era el camino. Una propuesta fue escrita y el dinero fue solicitado a un donante (y obtenido) para construir una ‘célula informática’ con 5 computadoras, una impresora, y algún software de contabilidad. La ‘célula informática’ requería un cuarto con aire acondicionado donde el personal podría protegerse del calor. Pero además esto servía a su propósito.

El software de contabilidad estaba bien pero Hans quería más. Él buscaba un software de microfinanzas que sirviera a la institución en modo general. En aquel tiempo el microbanquero de FAO’s era el único software de microfinanzas disponible. Pero el problema principal era que no había soporte especialmente en África Occidental. Entonces Hans empezó a escribir un software basado en las necesidades de la organización. Esto era en aquel tiempo en un ambiente MS-DOS . Escribió un programa de socios como también un módulo de ahorros para ADRK. Todas las transacciones en papel fueron enviadas a la Oficina Central una vez por semana, ingresadas a la base de datos y los informes erán devueltos. Esto fue alcanzado cuando su contrato venció y debía marcharse.

Al principio planeó quedarse en Burkina Faso e iniciar una firma de consultoría. Sin embargo poco después, SNV le pidió subir de puesto en Uganda Women Finance Trust (ahora Finance Trust Bank). No vaciló y firmó el contrato por 3 años (1995-1998). Esta vez fue asignado en el puesto de Administrador de TI y su tarea era automatizar la administración de UWFT. Contaba con un presupuesto para la automatización y consiguió un ordenador portátil y una impresora para cada sucursal. La Oficina Central también consiguió su hardware y un software contable también fue obtenido. Sin embargo para la parte de microfinanzas las opciones fueron limitadas al igual que antes. Hans decidió tomar el desarrollo para ADRK y convertirlo en Windows 3.1 y ampliarlo con módulos adicionales. Él lo llamó ‘TIS: ‘Trust Information System’ (Sistema de Información de Confianza). Cuando su contrató expiró, UWFT usaba el software para sus operaciones diarias con el módulo de Ahorros y Préstamos como las opciones principales.

En 1998 Hans nuevamente se encontraba en un dilema: escoger por seguridad volver a Netherlands y encontrar otro trabajo o escoger la opción más desafiante: Establecer una empresa en Uganda y continuar desarrollando software no solamente para una institución sino para todo el sector. Por lo que habló de esto con UWFT que era de hecho el propietario del código original. Ellos convinieron que transferirían la propiedad a Hans a cambio del soporte gratis, capacitaciones y licencias. Entonces en 1998 nació Crystal Clear Software Ltd y el software ‘Trust Information System’ se hizo ‘Loan Performer’.

Los primeros años no fueron fáciles. En el primer año solamente una organización compró la licencia. Hans principalmente hizo consultorías en microfinanzas que no estaban relacionadas al Loan Performer para mantenerse a la deriva. Entre consultorías y trabajo de mejoras en el Loan Performer. Después de un año el alquiló una oficina en la ciudad, compró algunos muebles y contrató algún personal. Durante los primeros años viajó mucho. Principalmente a conferencias de microfinanzas donde promovía el software. Las ventas comenzarón a aumentar. Allí vino un tiempo en que él no aceptó otro trabajo que no fuera relacionado con Loan Performer.

Los principales problemas en la vida de la compañía han sido las entidades reguladoras y el personal interno. Una vez Crystal Clear Software Ltd reclamó 18 Millones en Chelines de Uganda de IVA acumulado. Sin embargo después de que la Autoridad de Uganda vino a verificare estas figuras, ellos amortizaron todas las clases de reclamo de IVA como no justificables y se terminaron de levantar con un reclamo de su lado de 1 Millón de Chelines de Uganda, que después de imponer una penalidad de 2% mensual, acumulado mes tras mes, finalizó en 18 Millones de Chelines de Uganda sobre su lado. Otro incoveniente presentado con URA era cuando ellos estaban fuera de la oficina un tiempo y tomaron la administración completa. Nunca dieron la razón. Después de más de un año los documentos fueron devueltos sin que URA encontrara cualquier incumplimiento. Apologías aceptadas. Otro problemas que tuvimos recientemente fue con el Fondo de Seguridad Nacional ( por su siglas en inglés: NSSF). Ellos nos vienen a revisar después de que se pagaron los premios NSSF para 10 años. Ellos encontraron el cumplimiento del 99%. Solamente que ellos decían que el director ejecutivo debería haber pagado sobre su ‘salario’ también. El Editor es un inversionista extranjero y no encuentra ninguna lógica en la inversión puesta en NSSF y es forzado a subir créditos bancarios a la compañía financiera. Después de algunos meses de negociaciones el caso fue cerrado..

Otras amenazas en el futuro de la empresa vinieron desde el personal. Tuvimos un programador ventajoso que canceló su contrato y comenzó su propio negocio que competía con nosotros. También tres empleados que hicieron consultorías privadas a nuestros clientes, emitiendo ingresos a nombre de la organización. Además un exprogramador creó licencias falsas para Loan Performer y las vendió vía un ex gerente de mercadeo. Todas estas amenazas se han controlado. En caso de licencias falsas y emisión de recibos falsos se ha ido a la policía. Creamos anexos a los contratos y pedimos a cada uno firmarlos. Ellos incluyen clausulas que si el personal de la compañía se va no puede iniciar a trabajar con un competidor por 2 o 3 años, el personal debe proteger la propiedad intelectual de la empresa y que la propiedad intelectual de la organización debe ser usada para beneficio de la organización solamente y que el mal uso lo puede conducir a penas severas.

Los inconvenientes con el personal nos han hecho olvidar que ya tenemos 15 o 16 años en el negocio y que tenemos algo para celebrar. Tal vez podemos, el próximo año?

Loan Performer le permite manejar las compras y ventas de la organización. Usando esta característica, puede emitir y registrar facturas de sus deudores y acreedores. También puede registrar pagos desde deudores y emitir recibos, por ejemplo si su organización ofrece servicios de capacitación a clientes con una cuota. El sistema le permite imprimir varios informes sobre deudores en cualquier momento.

Para manejar bien sus ventas, debe ir a registrar los detalles de su cliente (Deudor) en Contabilidad->Compras y Ventas ->Deudores.
Todos los deudores pueden ser ligados a las cuentas del LM donde las transacciones serán registradas. Crear cuentas del LM en su Catálogo de Cuentas en Contabilidad->Cátalogo de Cuentas.
Cuando una venta es hecha es posible emitir una factura a su cliente e ingresar esta en Contabilidad->Compras y Ventas ->Emisión de Facturas .
Loan performer puede generar un informe sobre sus facturas en Contabilidad->Compras y Ventas ->Informe de Deudores ->Factura de Deudores.
Finalmente cuando la factura es pagada es posible registrar este como recibo sobre ventas en Contabilidad->Compras y Ventas ->Recibo desde Ventas. Las cuentas del LM de deudores son respectivamente actualizadas siempre que una factura sea emitida o hecho un pago.

Loan Performer ofrece varios informes para permitirle supervisar el desempeño de sus deudores. Estos informes incluidos son: Saldo de Antigüedad de Deudores, Informe de Saldo de Deudores, Estado de Deudores, Factura de Deudores y Recibo de Deudores.

Mubende Employees Sacco ha usado Loan Performer por 6 años. Iniciaron con la Versión 7.10 en el 2008 y han actualizado recientemente a Versión 8.14. Hablamos con Godfrey Katumba, el Gerente.

Godfrey dice “Nuestro manual del sistema no estaba muy bien en el camino donde había tanto trabajo, por ejemplo en la producción de informes y contabilidad. Esto consume mucho tiempo, es cansado y los informes eran inexactos. Es por esto que compramos Loan Performer.’’

Godfrey llegó a conocer el Loan Performer por un amigo que le dio el brochure de Loan Performer. Encontró que Loan Performer tenía todas las características que buscaba como el módulo de Contabilidad General, Manejo de Caja, Ahorros y Préstamos entre otros. Por lo que se interesó y contacto al equipo de Loan Performer. Se encontró con gente informativa, amistosa y con la que podía trabajar. Godfrey: "El equipo de soporte de Loan Performer es muy flexible ya que ellos manejan inconvenientes de clientes usando Soporte en Línea (Team Viewer, Live Chat, Email, teléfono) y Soporte en el Sitio. La variedad de opciones usadas en el soporte y el compromiso en la solución de inconvenientes a clientes ayuda a seguir a bordo." Godfrey ha encontrado al personal de Crystal Clear Software muy amigable y provechoso, casi el equipo completo se ha hecho sus amigos.

Godfrey también destacó algunas expectativas del programa Loan Performer y el Equipo que satisfactoriamente ha encontrado. Godfrey:

"1. Una de las expectativas era con el Sistema Contable. Informes financieros son generados cómo y cuando ellos los necesitan para la toma de decisiones. Loan Performer es fácil de usar con pasos sencillos el contador es capaz de usar el sistema y generar informes.

2. Automatización de controles internos. La accesibilidad al sistema es regulada, todos los usuarios tienen contraseñas y esto ayuda a la identificación de quien usa el sistema. Es posible conocer quien ingresa una transacción. Es posible restringir los accesos a menús por diferentes usuarios del sistema. El administrador también es capaz de supervisar todas las actividades, identificar errores, cómo y cuando ocurren.

3. Reportaje y análisis oportuno." Loan Performer tiene excelentes informes que ayudan en la administración de cartera, monitoreo de ahorros, transparencia y responsabilidad. Con click en un botón puede obtener el informe deseado con todos los datos necesarios que han sido ingresados."

El uso de Loan Performer ha ayudado a Mubende Employees Sacco a encontrar actividades fraudulentas y esto evidencia que nunca ha sido reportada ninguna actividad de fraude.

Loan Performer Versión 8 viene con nuevas características que incluyen Mensajería Bancaria, Red de Área Ancha (WAN), Escáner de Huella Digital y otros. Estas son las características que nos han convencido de actualizar desde la versión 7.10.14 a la Versión 8.14.

Godfrey estuvo muy preocupado por la Herramienta de Monitoreo (PMT) usada por SACCOs para reportar a la Asociación de Instituciones de Microfinanzas de Uganda (siglás en inglés: AMFIU). Loan Performer Versión 8.14 tiene el estándar de la herramienta PMT de AMFIU y el informe es actualizado cuando cambios son realizados.

También nos dio algunas sugerencias para mejorar: “Loan Performer es un software para Microfinanzas y Sacco y el nombramiento de los Estados Financieros deberían cambiar tal como ha cambiado en el mercado. Por ejemplo Hoja de Saldo no es un término muy claro pero “Declaración de Situación Financiera” si, lo mismo que Estado de Ingresos como "Estado de Ingresos Detallado" . Continua y dice: “La Hoja de Balance en Loan Performer es como el de una institución no financiera. El Activo Fijo viene primero, por ejemplo Propiedad seguido del Activo Corriente, por ejemplo:Efectivo, etc., aún con las Instituciones Financieras esto debe mostrarse de otra forma: La Mayor parte del Activo viene primero y luego el Activo Fijo.”

Este puede ser el caso con la base de datos de demostración que viene con la versión demo, pero en principio Loan Performer produce informes financieros según el modo en que el Catálogo de Cuentas es estructurado. Si allí, el activo normal viene antes que el activo, entonces es lo mismo en la Hoja de Balance , eh lo siento... Estado de Posición Financiera.

Ha configurado el sistema con 5 días laborales de Lunes a Viernes. Puede resultar que el gobierno declare una fiesta nacional que cae en medio de la semana. Esperamos reembolsos de préstamo durante ese día. Qué hacer? Manualmente cambiar cada plan de pago de modo que ningún atraso sea generado?

Loan Peformer 8.14.01 puede reprogramar sus préstamos con un siempre procedimiento. Vaya paso por paso: Abajo vemos un Plan de Pago que será ajustado.

Suponemos que el 3 de Abril es un feriado. Qué hacemos?

1. Vaya a Sistema > Configuración  > Fijar Días Laborales. Seleccione la opción ‘Cambiar las fechas de vencimiento al próximo día de trabajo’ y seleccione ‘Incluir préstamos existente’ (Si esto no es seleccionado el sistema ignora los horarios de préstamos del sistema). 
2. Vaya a la caja de lista ‘Fecha’ y seleccione una fecha (para el ejemplo seleccioné: 03/04/2014) e ingrese la descripción ‘Día Prueba’.
3. Click en ‘Agregar’ (Una vez que la fecha es agregada el sistema verificará todos los planes de pago para préstamos pendientes y actualizará las fechas donde sea necesario).

Por favor note que solamente sus cuotas futuras serán ajustadas, no cuotas anteriores.

Cómo se mostrará el plan de reembolso después de esta actualización?

Note que necesita la última versión 8.14.01 para esta característica.

Tenemos cada primer Lunes del mes una sesión de capacitación de 12 días (2 semanas, de Lunes a Sábado desde 9:00 a 17:00 hrs) en Loan Performer versión 8. La próxima capacitación inició el Lunes 7 de Avril del 2014. Este se ofrece en nuestra oficina en Kampala. El costo es de 750$ por participante. Al final de la capacitación los participantes deben pasar una prueba y un certificado será emitido. Use este link para descargar el plan de capacitación.

Si Kampala es demasiado lejos, podemos hacer una capacitación vía internet. La capacitación completa toma 12 sesiones de 4 horas a un costo de 150 USD por sesión. También podemos adaptar este entrenamiento a sus necesidades y hacerlo más eficiente para ustedes.

Necesita ayuda con el Loan Performer? Pruebe la Ayuda en línea o Chat con nuestro personal.

Información de Contacto:

Crystal Clear Software SA, Edificio Aleju, oficina #6, Santo Domingo de Heredia, Costa Rica.

Telfax: +(506) 2244-2687 Móvil: +(506) 8866-6215Email: ccs_cr@racsa.co.cr Web: www.loanperformer.com