Con la nueva hoja de colección de Ahorros y Préstamos en Loan Performer versión 8.15, es más fácil actualizar sus datos. Puede exportar el informe a Excel en un formato que puede ser importado también. Todo lo que tiene que hacer es actualizar el archivo de Excel con los montos pagados e importar esto.

La Hoja de Colección de Ahorro y Préstamo se ha convertido en una herramienta destacada para Asesores de préstamos que asisten a las reuniones de grupo para recolectar los ahorros y reembolsos de préstamos de los clientes. En Loan Performer la Hoja de Colección de Ahorros y Préstamos es normalmente impresa para un rango requerido de grupos para que el asesor de Crédito o Préstamos la pueda usar para registrar los reembolsos de préstamos y ahorros hechos durante las reuniones de grupo. Sobre esta hoja, existe espacio para registrar el número de recibo emitido así como las firmas del Tesorero de Grupo, Asesor de Préstamos y Contador de la Sucursal. Cuando el Asesor regresa del campo, él/ella deben asegurarse que los detalles de la Hoja de Colección se ingresen en LPF. Esto asegurará que todos los registros relevantes serán actualizados con los detalles de la transacción proveídos. Las Hojas de Colección pueden ser generadas por diferentes categorías, ejemplo: Centros de Costo, Sucursales, Asesores de Crédito, Fondos de Préstamos, Zona Geográfica, etc. También hay varios formatos en los que se pueden desplegar la hoja de colección y puede seleccionar la secuencia en que se mostrará los títulos de la columna del encabezado. Para general la Hoja de Colección de Ahorros y Préstamos vaya a Préstamos->Informes de Cartera ->Informes de Cartera de Miembros de Grupo->Hoja de Colección de Ahorros y Préstamos. Recibirá una pantalla que se muestra de la siguiente forma:

Ingrese la fecha hasta la cual desea general una hoja de colección, ejemplo: “12/05/2014”. Normalmente, esto debería ser el día de la reunión de Grupo. Puede especificar diferentes parámetros de información para este informe o bien puede dejar la configuración por default. Entonces pulse click sobre el botón OK para generar e imprimir la hoja. La Hoja de Colección se llena previamente con el Número de Préstamo, Nombre del Miembro, Tipo de Cuota de Préstamo, Monto de Préstamo, Principal e Interés que en el monto de la reunión de grupo está pendiente (debido). También cuenta con espacios donde el Asesor de Préstamo puede ingresar los montos reales de préstamos pagados y los ahorros recolectados para cada miembro de grupo durante la reunión.

Con el lanzamiento de Loan Performer 8.15puede imprimir los datos del informe a Excel en un formato que puede ser importado desde el menú “Préstamos/Importaciones/Importar Reembolsos de Préstamos, Ahorros y Acciones”. Solamente tendrá que actualizar el archivo con los montos pagados actualmente e importar esto. Loan Performer está ahí para facilitarle el trabajo!

Configurar límites sobre retiros de los Cajeros es algo que puede necesitar de implementar si su organización desea administrar cuentas que vienen en negativo. Anteriormente, si el director debía aprobar un retiro superior al límite del cajero, él/ella tenía que ir a la máquina del cajero e ingresar la contraseña para aprobar la transacción. En la versión 8.15, el gerente no necesita alejarse de su escritorio para aprobar esta transacción. Siga leyendo para averiguar cómo.

El hecho de ser capaz de limitar los retiros da una sensación de control sobre la liquidación y para otros puede ser una medida que pueden usar para reducir las posibilidades de fraude. Básicamente cuando un cajero inicia una transacción con monto superior al fijado para su cuenta, la transacción no se completará hasta ser aprobada. Aquí se muestra cómo funciona:

Vaya a Sistema > Configuración > Usuarios -y fije ‘Monto Máximo de retiros que un asesor puede manejar’ es decir 100,000.

Una vez que esta opción se ha fijado con un valor mayor que 0, LPF supervisará los retiros hechos por el usuario y desplegará un mensaje al usuario cuando él/ella inicien una transacción mayor al límite permitido al cajero.

Al cajero se le da la opción de seleccionar al asesor de aprobación y un mensaje solicitando la aprobación se le envía a la persona que el/ella seleccionó. El asesor debe ejecutar el Loan Performer para ver el mensaje. Si él/ella no están en línea y más tarde inician el Loan Performer, él/ella verán el mensaje al inicio. El usuario aprobador es capaz de ver todas las transacciones pendientes de aprobar como se muestra en la siguiente figura:

En este punto la transacción puede ser aprobada o rechazada. Si la transacción es aprobada o rechazada, en ambos casos el Cajero recibe un mensaje. Si se aprueba, el Cajero pulsa click en ‘Ok’ y la transacción es completada.

Ha habido un gran debate sobre cómo el Módulo de Refinanciamiento de Préstamo debe actualmente ser implementado en Loan Performer (LPF). Muchos profesionales de las microfinanzas actualmente piensan que el Refinanciamiento de Préstamos y Aumento de Préstamo significan lo mismo. Quizá podríamos decir que hay una pequeña línea entre los dos.

Bajo prácticas normales, Refinanciamiento de Préstamo (o restructuración de Préstamo) pueden implicar un cambio del periodo del préstamo, tasa de interés, colaterales y fiadores a diferencia del caso de Aumento de Préstamo donde estos parámetros pueden seguir siendo los mismos. Con base en la retroalimentación del usuario final, del artículo anterior hemos compartido acerca de este módulo, mejoras y necesidades de los usuarios se han incluido en el módulo de refinanciamiento de préstamos en LPF 8.14.01 y versiones superiores y estas son:

1. LPF capitaliza el saldo pendiente de Préstamo, Interés, Comisión y Multa.
2. El préstamo original se paga de forma automática al momento del desembolso y el LPF asigna un nuevo número de préstamo al cliente cuyo préstamo está siendo refinanciado.
3. El usuario puede mantener o cambiar los parámetros del préstamo mientras se crea el nuevo plan de pago.
4. El usuario tiene la flexibilidad necesaria para cargar una cuota (cuota de refinanciamiento) al momento del refinanciamiento. La cuota de refinanciamiento puede ser registrada a una cuenta del Libro Mayor separada y seguida y monitoreada de diferente manera como las demás cuotas de usuario.
5. El refinanciamiento de préstamos actualmente pasa por el proceso de aprobación de préstamos y esta aprobación se realiza por un usuario del sistema diferente. Esto no existía en otras versiones del LPF.

Cómo trabajar con el módulo de Refinanciamiento de Préstamo mejorado? Bajo el Módulo Préstamo seleccione la opción del menú: Refinanciamiento de Préstamo.

Click sobre el botón del Próximo para que LPF lo lleve a la pantalla Entrada de Préstamo parte 1.

Un nuevo número de préstamo es entonces asignado al refinanciamiento de préstamo. El préstamo a continuación pasa por el proceso normal de pago, agregué cualquier cargo adicional si se requiere antes de su aprobación. Debe ser aprobado pero por un usuario del sistema diferente. Si no se cumple esta condición, entonces LPF notificará al usuario de la siguiente manera: Si una cuota de préstamo refinanciada es requerida a la solicitud, la Cuenta del LM debe estar definida para este producto de préstamo bajo el Catálogo de Cuenta y correctamente ligado bajo sistema/configuración/configuración de producto de préstamos. Este módulo de refinanciamiento de préstamo mejorado ha ayudado a hacer frente a problemas de usuario que se encuentran cuando se trabajan con versiones anteriores de LPF. Esperamos que nuestros estimados usuarios finales encuentren estas mejoras muy útiles para sus operaciones.

En qué consiste la Implementación del Software Loan Performer Software? Esto incluye: la instalación del software sobre las máquinas Servidor y Cliente, Configuración/Personalización de la Base de Datos (por ejemplo el catálogo de cuentas, productos, cálculos de interés, creación de usuarios y dar a los usuarios accesos generales y específicos a los ítems del menú) y pruebas para asegurarse que el Software funciona de acuerdo a las especificaciones dadas por el cliente. Si un cliente tiene los datos deben ser importados al Software Loan Performer, Loan Performer tiene plantillas estándar que permiten al cliente importar datos en lugar de ingresarlos en forma manual.

En Abril del 2014 Hadijjah Nakiwala, uno de los oficiales de Capacitación y Soporte de nuestra compañía, fue a Malawi por un cliente, pero extendió su estancia para capacitar e implementar Loan Performer para otras 3 SACCOs. Se capacitó con éxito a 20 personas de Chitukko Sacco, Mudi Sacco y Polymed Sacco. También capacitó a cinco miembros del personal de Binary Systems Ltd, una firma de Consultoría que da soporte a usuarios del LPF en Malawi. Además, Configuración de la Funcionalidad de Conexión de Área Ancha (WAN) y la Mensajería y Banca Móvil que se implementaron para Mudi Sacco.

Hadijjah apreció la experiencia dada por los participantes de Binary Systems Ltd y por la compresión del software Loan Performer. Binary Systems Ltd había organizado el centro de capacitación; todas las computadoras disponibles tenían Loan Performer 8.14 instalado y la base de datos creada. La capacitación fue básicamente para las 3 saccos pero los consultores solamente se capacitaron en las Nuevas Características en la Versión 8 que incluye Funcionalidad de Conexión de Área Ancha (WAN), Mensajería y Banca Móvil, Huella Digital, Órdenes de Pedido y otras.

Antes de la capacitación, las 3 SACCOs resaltaron sus expectativas y el Capacitador debía asegurarse que se cumplieran:

1. Ellos esperan que cada participante conozca sobre Loan Performer al final del curso. Para lograr esto, se asignaban prácticas después de cada sesión de capacitación para poner a prueba y ver si los participantes habían entendido los temas. Un examen se aplicó al finalizar las dos semanas de capacitación y la mayoría pasó con notas altas.

2. Esperan un soporte eficiente una vez instalado el sistema.

3. Se espera que después de la implementación se reduzca la carga de trabajo y no lo contrario.

4. Esperan que los controles internos de la Sacco se vean reforzados y no comprometidos con la introducción del software.

A continuación se presentan los retos que Hadijjah enfrentó durante la implementación:
1. Durante la migración de datos se prepararon plantillas de importación de Excel, pero no tenían adecuadamente los datos de libros de contabilidad. Solamente una de las Saccos presentó una hoja limpia y estaba listo para la importación de datos. Otros tuvieron que ingresar en sus libros de contabilidad, verificar sus datos y corregir los archivos de Excel lo que tomó mucho tiempo para la conversión de datos y no se podía hacer en el periodo planeado.

2. Algunos participantes llegaban tarde debido a que tenían que finalizar el trabajo de oficina primero. Esto llevó a un movimiento de ida y vuelta a lo largo de toda la capacitación.

3. Dos de los clientes no estaba listos para la implementación WAN y Mensajería. Valioso tiempo fue tomado para buscar proveedores y el hardware necesario.

Recomendaciones para los nuevos clientes y también para los que ya usan Loan Performer:
1. Los clientes deben verificar los datos que se van a importar, para asegurarse que son correctos y que haya un balance antes de iniciar a registrar las transacciones.

2. Los clientes deben ponerse en contacto con los proveedores de servicios, evaluar y elegir el mejor antes de la implementación.

3. Cada cliente debe hacer respaldos antes de actualizar los datos en caso de actualización de una versión a otra.

4. Los clientes deben asegurarse que la configuración de la base de datos se haga correctamente.

5. Para el personal de nueva contratación en una institución que ya usa Loan Performer, le aconsejamos que la capacitación de cómo usar el sistema debe ser llevada a cabo por ellos.

6. Para personal existente un Refrescamiento y Capacitación en Actualizaciones debe ser hecha.

7. No deje problemas de compilación. Llame para obtener soporte vía Chat o correo, si encuentra algún problema con el sistema.

En esta columna presentamos diferentes representantes de países que los pueden ayudar con la capacitación, implementación o soporte. En esta ocasión presentamos a Camille Moureaux, de nacionalidad Francesa, que vive en Sudáfrica.

Camille tiene 5 años de experiencia en capacitación e implementación de Loan Performer en diferentes organizaciones. Como empleada de Entrepreneurs du Monde ella implementó Loan Performer para IDM Haiti, ID Ghana, AsIENA y Microstart en Burkina Faso, Anh Chi Em en Vietnam y NCRC, ahora STEP en India. Ella tiene experiencia con Loan Performer 7.10 así como en la versión 8. Incluso implementó Mensajería Bancaria para IDM Haití.

Camille encontró el Loan Performer como un software muy flexible, adaptable a muchas organizaciones: "También es muy transparente y los fundamentos se pueden dominar después de una corta capacitación."

Después de cinco años de usar Loan Performer y asesorar a instituciones microfinancieras, ella piensa que es una buena oferta en términos de precio/calidad. "Sin embargo, dice, "Yo recomendaría que cada institución liste sus necesidades y prioridades y opte por un software de acuerdo a esto. Interesantes herramientas se pueden encontrar en http://www.entrepreneursdumonde.org/pratiques/en categorías de sistemas de información."

Como consejo general, dice, "... implementación de grandes procesos para conciliación de datos antes y durante el registro en el software: conciliación de efectivo, transacciones totales con recibos son dos ejemplos comunes. De hecho, la información ingresada en el software debe ser correcta para obtener informes precisos- esto se puede resumir en una frase: ‘basura entra, basura sale’. También recomiendo, ejecutar la conciliación manual sobre los datos contenidos en el software: coincidir préstamos pendientes con saldos contables desde el módulo de contabilidad es la clave para asegurarse que los datos de contabilidad son precisos".

Camille puede ser contactada a:

Cell: +27 (0)78 629 0280
Skype: camille.moureaux
Email: camillemoureaux@hotmail.com
Online profile: www.linkedin.com/in/camillemoureaux

Tenemos cada primer Lunes del mes una sesión de capacitación de 12 días (2 semanas, de Lunes a Sábado desde 9:00 a 17:00 hrs) en Loan Performer versión 8. La próxima capacitación inició el Lunes 2 de Junio del 2014. Este se ofrece en nuestra oficina en Kampala. El costo es de 750$ por participante. Al final de la capacitación los participantes deben pasar una prueba y un certificado será emitido. Use este link para descargar el plan de capacitación.

Si Kampala es demasiado lejos, podemos hacer una capacitación vía internet. La capacitación completa toma 12 sesiones de 4 horas a un costo de 150 USD por sesión. También podemos adaptar este entrenamiento a sus necesidades y hacerlo más eficiente para ustedes.

Necesita ayuda con el Loan Performer? Pruebe la Ayuda en línea o Chat con nuestro personal.

Información de Contacto:

Crystal Clear Software SA, Edificio Aleju, oficina #6, Santo Domingo de Heredia, Costa Rica.

Telfax: +(506) 2244-2687 Móvil: +(506) 8866-6215Email: ccs_cr@racsa.co.cr Web: www.loanperformer.com